Como organizar o seu fluxo de caixa corretamente?

O fluxo de caixa é uma importante ferramenta para o controle financeiro da empresa. A partir dele é registrada grande parte das movimentações de capital que acontecem no dia a dia de um estabelecimento, o que requer uma certa agilidade em seu manuseio, sem que se perca a precisão e riqueza de detalhes ao fazê-lo. Um registro bem estruturado, fornecerá aos diretores financeiros relatórios esclarecedores e muito importantes na manutenção dos objetivos, metas e estratégias tomadas em relação ao setor financeiro da empresa.
Por esses e outros motivos, direcionar um pouco de atenção e esforço para manter o fluxo de caixa em perfeitas condições é mais que indicado, é extremamente necessário! Seja a partir do uso de um sistema ERP, ou mesmo no controle manual das quantias, alguns cuidados precisam ser tomados da mesma forma, facilitando a operação do caixa e garantindo o registro de informações verdadeiras e exatas. Vejamos algumas das práticas mais indicadas para deixá-lo organizado corretamente!

Definindo procedimentos padrão

É importante que a empresa tenha bem definidos alguns procedimentos, para que os operadores de caixa procedam de forma coerente a tais práticas. Assim, evitam-se muitos erros que podem ser comuns no dia a dia, e certamente prejudicariam os cálculos finais. Costuma-se então, dividir a organização em 4 passos, todos extremamente importantes.

1. Abertura de Caixa

A abertura deve acontecer ao início do expediente, ou em cada troca de turno dos operadores. Ocorrendo o segundo caso, é importante que o operador deixe o caixa “zerado” ao fim de seu trabalho, isto é, ele deve concluir durante o seu turno todos os quatro passos de organização do fluxo. Assim, cada operador tem maior controle sobre suas responsabilidades, e falhas cometidas anteriormente não prejudicarão o próximo funcionário.
Ao abrir o caixa, é importante tomar nota do valor de reserva ali colocado, este valor costuma ser chamado de valor de encaixe ou fundo de troco, e serve para propiciar a movimentação para com os clientes, e também para custear pequenas despesas que possam surgir eventualmente. Procure diversificar o montante reserva na maior quantidade de cédulas e moedas diferentes, para que o operador consiga ser ágil ao passar o troco aos clientes.

2. Registro de Entradas e Saídas

Este passo compete ao registro de toda e qualquer movimentação ocorrida ao longo do dia, e que passe de alguma forma pelo operador. É importante anotar cada operação, ou no caso do uso de um sistema de gestão, lançar os valores com a maior agilidade possível no software. Além de registrar os valores, é preciso guardar os documentos que comprovem cada uma das transações!
A sangria de caixa é um procedimento de segurança adotado por muitos estabelecimentos, e consiste na retirada de parte do valor dos caixas, para depósito em conta, ou transferência para malotes. Em alguns locais, essa quantia é colocada no cofre da empresa em diferentes horários do dia, ou ao ser atingido um valor limite no caixa de cada operador. Outra operação comum é a reposição da quantia reserva, aquela lançada na abertura de caixa. É fundamental que todos esses procedimentos também sejam registrados. Veremos no próximo tópico que, quanto mais detalhada e discriminada for a adição de valores, mais simples será a sua identificação em situações posteriores.

3. Conferência de Valores

As movimentações financeiras em estabelecimentos comerciais acontecem de maneiras diversificadas! Cartões de crédito, talões de cheque, boletos, são algumas das formas de entrada mais usuais nos dias de hoje, o que desenha uma situação bastante interessante: a maioria do dinheiro que entra, não está literalmente no seu caixa! Consegue entender? Uma vez que os pagamentos em espécie estão sendo menos comuns, boa parte das suas entradas será lançada diretamente em conta ou recebida depois de um certo período, e para que não sejam geradas dores de cabeça desnecessárias, preste muita atenção a isso. Procure discriminar os valores de acordo com as seguintes “etiquetas”:
Dinheiro (moedas e notas);
Cheques (à vista e pré-datados);
Cartões de crédito e débito;
Tickets (se a sua empresa aceita esta forma de pagamento);
Pagamentos de despesas diversas;
Vales para funcionários.
Não basta apenas indicar o que entrou e o que saiu, é a riqueza de detalhes em cada movimento que faz o fluxo de caixa ser eficiente, e contribuir para uma estratégia financeira mais assertiva no futuro. É na conferência de valores que as divergências são descobertas, e se cada dado estiver suficientemente detalhado, será muito mais fácil identificar e resolver o problema. Daí também a importância de cada operador se responsabilizar pelo fechamento de caixa do seu turno, pois assim, a falta de um registro, um troco não registrado ou outros pequenos problemas logo voltam à memória no fim do expediente!

4. Fechamento de Caixa

O fechamento é o cálculo simples de soma de todas as entradas, e subtração de todas as saídas, incluindo o fundo de troco e despesas internas. Reiterando que nem sempre o valor integral de entradas, estará em espécie nas suas mãos, isto aumenta a necessidade de acompanhamento e cuidado com essas quantias, manter o fluxo de caixa atualizado é a melhor forma de conferir as transferências que eventualmente serão feitas pelos bancos e pelas operadoras de cartão de crédito.
Para quem utiliza a “mão grande” nos cálculos, o fechamento pode representar um grande problema diário, fazendo com que essa atividade fique reservada apenas para o final de semana ou de mês, um risco muito grande a se correr, pois as divergências tendem a se mascarar, e as causas delas a se dissiparem, por fim, você pode encontrar um grande rombo nas contas, e não ter ideia de como ele apareceu! Invista em um Sistema ERP e se livre de problemas como esse, faça o fechamento automático e em tempo real de caixa e você se manterá sempre ciente daquilo que é seu!
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