Como funciona a gestão por códigos de barra?

Com o crescimento dos estoque em grandes varejistas, intensificou-se a busca por uma forma eficiente de registrar e acompanhar as entradas e saídas de cada um dos produtos, surge então, em meados anos 70, a utilização dos famosos códigos de barra, hoje muito comuns e presentes em todos os setores de comércio e produção. O aparelhinho com o laser vermelho chegou ao Brasil cerca de dez anos após a sua primeira utilização e hoje já é figura carimbada dos supermercados e lojas, assim como as etiquetas em preto e branco estampadas em quase tudo que está à venda hoje em dia. Mas, como funciona essa tecnologia? E algo mais importante ainda para os gestores, como aproveitá-la para potencializar a organização do seu estoque?

A tecnologia por trás dos códigos de barra

As barrinhas brancas e pretas de diferentes espessuras são nada mais que uma representação gráfica do número escrito abaixo do código, que tem caráter internacional e também é chamado de UPC (Universal Product Code). O conjunto de barras é interpretado como uma combinação binária, onde cada espaço em branco ou barra é lido como um bit, e cada código é composto geralmente por 7 bits. O equipamento de leitura consegue entender quando a luz emitida por ele é absorvida pela cor preta ou refletida pela cor branca, e o sistema informatizado é responsável por dar sentido a essas duas características transformando essas informações em números, para posteriormente estar acessando as informações sobre tal produto em seu banco de dados.
A ideia inicial do Bar Code, era otimizar o controle dos produtos, mas sua mecânica funcionou tão bem, que foi expandida para as notas fiscais, boletos entre outros documentos, e hoje também facilitam o controle de pessoal através dos crachás, de envelopes, livros em bibliotecas, e até de itens dentro do estoque hospitalar. O código de barras costuma ser único para cada produto, funcionando como um verdadeiro RG dos produtos, para cada lote quando se tratam de itens produzidos em larga escala, a exemplo de gêneros alimentícios. Quando há a necessidade de um controle ainda mais rígido, costuma-se utilizar mais uma subdivisão, os números de série, comuns entre os aparelhos eletrônicos. Existem diversos tipos de códigos de barra, todavia, as dimensões e posicionamentos das barras permitem a fácil interpretação pelos equipamentos de leitura.

A utilização de códigos de barra para a gestão de estoque

Se você é um produtor, é necessário entrar com um pedido de permissão ao uso do sistema de códigos de barra mais adequado aos seus itens, o modelo mais utilizado hoje em dia é o EAN, em suas divisões EAN13, possuindo 13 dígitos, EAN8, para itens pequenos e também o EAN128, que opera de maneira integrada entre os comerciantes. Livros por sua vez são adeptos do sistema ISBN, e o modelo 25, ou “2 de 5”, aplica-se a documentos e artigos impressos, como passagens aéreas, fichas bancárias e etc.
É importante informar-se sobre o sistema que irá atender melhor às necessidades do seu negócio, assim como dispor de ferramentas que propiciem o bom uso dessa forma de etiquetagem. Não adianta investir na identificação por códigos de barra sem ter à disposição um sistema ERP que armazene as informações de cada produto, e consiga interpretar os dados de entrada e saída dos itens em seu estoque.
Para um varejista entretanto, adaptar-se a essa ferramenta é um pouco mais fácil, exigindo apenas a aquisição de aparelhos para a leitura e de um sistema de gestão compatível com a leitura desses códigos tão eficientes.

Benefícios do uso de código de barras para a gestão de estoque

A gestão de estoque é a área mais beneficiada com a implementação dos códigos de barra, que trazem características como a agilidade e precisão para a realidade da empresa, evitando os prejuízos com falhas humanas, ou com o famoso “fechamento para balanço” que acaba impactando o orçamento mensal.
A velocidade proporcionada pela leitura dos códigos é sensível quando comparada à digitação de todos os números por um operador, e, calculando-se a repetição dessa mesma tarefa no cadastro de novos produtos (entrada), na venda (saída) e no inventário (controle de estoque), é notório o ganho de tempo que sua rotina terá. A precisão por sua vez é de extrema importância conforme cresce o volume de vendas e a quantidade de produtos ofertados, em que um único dígito em falso pode alterar significativamente o valor da transação.
Além disso, a implementação dessa tecnologia dispensa treinamento por ser bastante intuitiva e de funcionamento imediato, ainda assim sem desprezar a segurança que seu processo envolve. Por fim, há uma grande contribuição para a padronização na identificação de seus itens sob um layout de entendimento global.

RFID: O sucessor dos códigos de barras

Embora ainda estejam em alta no mercado, os códigos de barra já tem um possível sucessor à vista, são os sistemas de Radio Frequency Identification, Identificação de Radio Frequência em tradução livre, um pouco mais eficientes em questões de velocidade, e pela identificação dos produtos a uma distância maior, e com maior precisão, estes já são comuns em grandes armazéns de distribuidoras, que trabalham com a disposição de seus estoque em prateleiras muito altas para serem atingidas pelo laser de um leitor de código de barras, por exemplo.
O equipamento de RFID ainda é uma tecnologia nova e um pouco cara, mas tende a se popularizar e com isso ter seus preços reduzidos, até lá, os códigos de barra ainda são a melhor e mais viável opção para a execução de um controle inteligente do estoque.
Optar pela organização baseada em códigos de barras é uma ótima pedida para aqueles gestores que buscam um cadastro mais eficiente de seu inventário, e pretendem utilizar as informações obtidas para direcionar decisões importantes dentro da empresa, como a realização de ações de marketing baseada em análises de vendas. Sua utilização em parceria com um Sistema ERP trará benefícios enormes à gestão de seus negócios, e a partir de então, a agilidade e exatidão passarão a fazer parte das características que definem a sua empresa.