A importância da gestão do sistema de ordens de serviço

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A importância da gestão do sistema de ordens de serviço

Neste artigo você encontrará:

• O que são Ordem de serviço e para que servem;
• Sobre o sistema de OS.

Parar pra pensar em todos os processos envolvidos na prestação de um serviço pode dar um “nó” na cabeça dos administradores. Utilizando um serviço de pintura como exemplo, entendemos a existência de muitas variáveis, que devem ser seguidas de acordo com o desejo do cliente, desde o local a ser pintado, o tipo de tinta, a cor da mesma, e o instrumento a ser utilizado no serviço. O equívoco em qualquer um desses âmbitos pode gerar um resultado final incompatível com aquilo que seu cliente idealizou. Mas, a culpa nem sempre recai sobre o prestador de serviço, visto que, muitos consumidores não são específicos ao contratar o serviço, tornando o trabalho ainda mais complicado.

 

Para facilitar a execução do trabalho um documento vem sendo utilizado já há bastante tempo, são as chamadas Ordens de Serviço, ou OS. A função primária desta documentação é formalizar o que foi pedido pelo cliente, por isso, costuma conter em seu corpo o máximo, senão todos os detalhes que envolvem o desenvolvimento do serviço. Ordens de serviço se aplicam também a empresas que desenvolvem produtos personalizados, ou em grandes quantidades, mas internamente, podem ser utilizadas por toda e qualquer empresa que deseje planejar a execução de suas tarefas de maneira mais eficiente.

 

Sistema de Ordens de Serviço

 

Agora que você já sabe o que são as ordens de serviço e para que servem, deve estar se perguntando como irá manter todas elas devidamente organizadas e ao alcance de toda a equipe. Afinal, as OS demarcarão o prazo de entrega e o serviço que cada setor precisa desenvolver para que o pedido seja concluído. A ajuda de um ERP ou outro sistema de gerenciamento digital é indispensável nesse momento, e irá atuar em dois âmbitos: Padronização e Integração.

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Padronização

 

Colocando as Ordens de Serviço em um software de gestão, será necessário estabelecer um padrão de informações e estética que facilitará a sua utilização ao longo do trabalho, as informações básicas a serem registradas são:

 

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    • Dados do cliente;
    • Data de emissão;
    • Número de processamento;
    • Descrição do serviço;
    • Assinatura do emitente (com especificação do cargo);
    • Recomendação de procedimentos e equipamentos a serem utilizados;
    • Riscos profissionais que possam originar-se na execução do serviço;
    • Medidas preventivas (contra acidentes de trabalho);
    • Obrigações e proibições no cumprimento da ação.

 

Possuir um sistema não significa dispensar a necessidade de atenção a esse ponto da empresa, pelo contrário, é necessário atualizar constantemente as informações das Ordens de Serviço, assim como acompanhar os prazos e se esforçar para respeitá-los, afinal trata-se de um documento, que garante ao cliente a execução do serviço no tempo combinado.

 

Integração

 

Essa talvez seja a maior vantagem trazida por um sistema de gestão para ordens de serviço. Imaginemos uma situação cotidiana em um salão de beleza. Este salão teve seu serviço contratado para prestar serviço à noiva e a cinco de suas madrinhas, com pacote correspondente ao penteado, manicure para pés e mãos e a maquiagem, tudo isso com prazo de finalização em uma hora antes do início da festa. Percebemos aqui, primeiramente a quantidade de serviços em um só pacote, então cada um dos cabeleireiros (as), manicures e maquiadores (as) precisa saber o que irá fazer e quando irá fazer, isso só será possível a partir de uma ordem de serviço detalhada e da disponibilidade desta para cada um dos envolvidos no processo.  Um sistema de gestão contribui para integração entre todos esses setores, deixando os arquivos disponíveis para todos os funcionários. Colocando o exemplo do salão um pouco de lado, não é difícil perceber o quanto o sistema de Ordens de Serviço seria útil em uma indústria ou distribuidora por exemplo, tendo em vista que estas lidam com um volume ainda maior de tarefas e funcionários.

 

Gerir um sistema de ordens de serviço é uma tarefa de grande importância, utilizando sabedoria e experiência, será possível utilizar as mesmas informações para controlar romaneios, equipamentos, divisão de tarefas e outras questões de importância administrativa. A melhor opção ainda está nos sistemas ERP, que contém módulos específicos para as ordens de serviço, e também para todos os outros departamentos que compõem a empresa.

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