A utilização de sistemas ERP já faz parte do cotidiano de diversas empresas brasileiras. A praticidade e integração promovidas por esse tipo de software, conquistaram os empreendedores, principalmente por levarem a resultados reais no que diz respeito ao ganho de eficiência e economia de recursos. Uma das características mais atraentes dos ERP’s está na sua grande capacidade de adaptação ao negócio em questão, pois, com a possibilidade de personalizar seus módulos, a empresa cliente acaba montando uma ferramenta única, e pautada em suas necessidades operacionais. Um dos setores que têm se beneficiado em grande escala com essa tecnologia é o de outsourcing de impressão.
O que é outsourcing de impressão ?
O serviço de outsourcing de impressão, nada mais é que a terceirização de todas as atividades de impressão dentro de uma empresa, compreendendo desde a instalação de equipamentos até a manutenção de insumos como papéis e tintas.
Com esse serviço são possíveis diferentes formas de impressão, de acordo com a necessidade de cada. Como impressão simples, colorida, impressão de etiquetas e escaneamento de imagens.
Como um ERP ajudaria a uma outsourcing de impressão ?
As empresas que oferecem esse serviço de terceirização, precisam estar sob um regime de organização extrema, caso contrário, perde-se o controle sobre quantidade e qualidade de suas atividades, algo que prejudica o seu orçamento e ainda pode causar uma má impressão aos seus clientes finais, ou, em alguns casos, levar até prejuízo a estes pela falta de algum item.
O Enterprise Resource Planning, ou popular ERP, atua no planejamento de recursos empresariais, como um sistema de gestão corporativa, onde os administradores poderão visualizar todas as operações do seu negócio, utilizar essas informações no momento de tomar decisões, automatizar processos e por fim, mas não menos importante, economizar bastante!
A implementação de uma ferramenta deste tipo, acontece tendo em mente alguns objetivos claros, que em geral são estes abaixo:
Integrar os departamentos da empresa- Possibilitando uma comunicação fluída e sem ruídos, a qual contribuirá para a execução de tarefas com maior velocidade e precisão.
Automatizar processos- A automatização é um processo pelo qual se diminui a necessidade de intervenção humana nas atividades, algo que reduz a quantidade de falhas processuais, acelera a linha de produção, e por fim ainda reduz os custos com pessoal.
Organizar as informações sobre o seu negócio- Vários dados são gerados a cada dia de trabalho, e mantê-los organizados é algo quase impossível sem a ajuda de um ERP. Além de armazená-los e organizá-los, o sistema ERP ainda é capaz relacioná-los a partir do códigos pautados na inteligência de negócios, para fazer projeções sobre o futuro da sua empresa, preparando os gestores para desafios que poderão surgir.
Aumentar a gestão estratégica- A gestão estratégica é a responsável pelo crescimento de uma empresa. Mas se os gestores não dispõem de informações precisas e em uma quantidade considerável sobre o seu negócio, é difícil tomar decisões certeiras, e criar estratégias eficientes de operação, um ERP proporciona tudo isso, e portanto, é este um dos objetivos mais visados ao considerar a implementação deste software.
Benefícios de um software de ERP numa empresa de impressão
As características positivas que um ERP traz a uma empresa se estendem por todos os seus setores, vejamos abaixo algumas das vantagens que essa tecnologia pode agregar ao seu negócio!
- Menor custo e maior qualidade
Duas coisas que a princípio parecem impossíveis de acontecer ao mesmo tempo, mas, acredite, um ERP consegue gerenciar muito bem essas duas características vitais para o seu negócio. A partir de seus módulos inteligentes, o gestor poderá operar com um nível de qualidade mais alto em serviços, enquanto o sistema se encarrega de destinar apenas os recursos necessários para aquela tarefa, evitando desperdícios e reduzindo os custos ao final das contas.
- Padronização da linguagem e universalização das informações
Utilizando o ERP para se comunicar, gerenciar tarefas e definir prazos, o gestor consegue padronizar a linguagem utilizada por seus funcionários, desta forma, evitam-se ambiguidades e erros de interpretação que levam a serviços mal executados. A divisão de tarefas se torna mais simples, e as informações mais precisas!
- Acompanhamento das atividades em tempo real
Em um setor onde não podem faltar insumos, o acompanhamento em tempo real é vital para a imagem da empresa. Com um sistema ERP que gerencia seus equipamentos, é fácil perceber quando um deles está apresentando problemas, e então direcionar os esforços para resolvê-lo da maneira mais breve possível. O gestor pode ainda acompanhar as quantidades de seus insumos em estoque, evitando que lhe faltem tintas, toners ou folhas de papel em momentos inoportunos.
- Rastreabilidade de equipamentos
Um outro fator diferenciado e de grande importância no sistema ERP da Brascomm, é que ele permite que tenha acesso ao status e a localização de cada equipamento. Isso faz com que o controle seja muito maior e eficaz, auxiliando na organização e lucro.
- Rentabilidade de equipamentos e contrato.
Um investimento que com sua qualidade e praticidade é capaz de produzir rendimento aos serviços em que atua, pois a economia de tempo e o avanço tecnológico é muito grande, podendo se dedicar a outras áreas existentes.
Cuidados a serem tomados antes de implementar um ERP
Como em qualquer investimento a ser feito, alguns cuidados devem ser tomados, e estes se referem principalmente à adequação do software oferecido ao seu ramo de atuação, isto é, verifique se ele comportará as ferramentas de interesse para o seu negócio, trazendo ajuda a gestão, pois alguns que não são para esta área acabam atrapalhando a gestão, ao invés de ajudar.
O cronograma de implementação também é muito importante uma vez que suas atividades não podem ser prejudicadas durante o período de instalação dos módulos, e quanto a isso, vale à pena também se informar sobre o suporte oferecido pela empresa fornecedora do ERP, pois, é bem provável que você necessite fazer ajustes, ou que alguma falha necessite ser corrigida de forma veloz em um dia de trabalho. Um suporte eficiente faz com que a fornecedora se torne sua parceira de negócio, e transmite para você a segurança necessária, para que o seu negócio continue sendo seguro para seus clientes finais!
