Vantagens de um sistema ERP para distribuidoras

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Seja em uma conversa com colegas empreendedores ou em blogs sobre gestão de negócios, com certeza você já deve ter ouvido falar dos Sistemas ERP. Estes são o que há de mais avançado na Tecnologia de Informação aplicada aos negócios, e tem feito com que muitos empreendimentos maximizem seus lucros e otimizem suas rotinas. O Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais é responsável por uma verdadeira mudança na forma de comandar equipes, e de fazer previsões acerca do mercado. Suas informações bem articuladas possibilitam um auxílio valioso para tomadas de decisões, e permitem um acompanhamento minucioso de todos os departamentos de uma empresa. Distribuidoras e grandes atacadistas já vem reconhecendo os benefícios deste software há algum tempo, e comprovam que seu uso facilita e muito a gerência de seus grandes volumes de itens. Para entender um pouco mais sobre o funcionamento de um ERP e sobre o que ele pode fazer pela sua distribuidora, confira alguma das vantagens deste programa fenomenal.

Integração entre os departamentos

A engenhosidade dos Sistemas ERP’s está em colocar todas as informações que circulam por sua empresa em um mesmo banco de dados, centralizando assim as mesmas. A partir desse background único, essas informações podem ser cruzadas, criando níveis estratégicos que serão de grande valia para os administradores. Para o dia a dia da distribuidora, isso significa muito mais velocidade e confiabilidade na troca de dados! A partir de uma mesma interface podem ser gerenciados todos os departamentos, cada um com seu módulo e informações específicas, entretanto, todos influenciando-se mutuamente. Desta forma, algumas métricas podem ser acompanhadas em tempo real, como o estoque por exemplo, que será atualizado assim que uma venda for confirmada, reduzindo suas quantidades registradas. Seguindo a lógica iniciada, o ERP perceberá quando determinado item estiver em falta nos seus armazéns, e poderá então emitir um pedido ao fornecedor de sua preferência.

A automatização desses e de vários outros processos diminuirá bastante o tempo entre o recebimento do pedido e entrega do produto ao cliente além de liberar seus funcionários para tarefas menos repetitivas e cansativas, melhorando também o ambiente de trabalho. Integração não é importante apenas para o controle de estoque, com ela a gestão financeira é grandemente beneficiada, assim como os setores de marketing e vendas, que poderão programar suas ações de maneira muito mais assertiva e inteligente, tendo como base dados verídicos coletados ao longo de um período.

Auxílio fiscal

As questões tributárias são muito relevantes na gestão de uma distribuidora, afinal, as grandes quantidades envolvidas implicam em tributos altos, que devem permanecer em constante acompanhamento. Mas, além de pagar os impostos, existem diversas exigências a serem cumpridas a fim de permanecer em dias com os órgãos de fiscalização. Estes também buscaram auxílio digital para facilitar o seu trabalho, e criaram em 2007 o SPED FISCAL (Sistema Público de Escrituração Digital), ferramenta muito útil na organização dos dados que precisam ser transmitidos ao Fisco. Os vários blocos do SPED estão transferindo aos órgãos cabíveis um controle mais acentuado de entradas e saídas, o que tem refletido no número cada vez menor de fraudes cometidas. O Bloco K, por exemplo, adicionado recentemente, tem por intenção mapear melhor o processo produtivo de alguns itens, garantindo assim que o que é declarado como matéria prima está sendo realmente utilizado no produto, dentre outras análises mais profundas.

O fato é que, com tantos impostos a serem pagos em nosso país, o número de informações responsáveis por gerar esses valores também é grande, impossibilitando o controle manual da sua carteira de tributos. ICMS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, são alguns dos encargos que incidem sobre a atividade de distribuidoras, e preencher todos os formulários pode levar dias, ou até semanas. O Sistema ERP resolve esse problema de maneira bem ágil, pois, grande parte dos softwares disponíveis no mercado, já apresenta a integração com o SPED FISCAL, dispensando assim a necessidade de preenchimento manual dos campos requeridos, assim, o Fisco pode acompanhar suas atividades em tempo real, comprovando a idoneidade do seu negócio. Uma diferença sutil entre o estoque declarado e o estoque físico já é o bastante para caracterizar uma tentativa de sonegação, algo que você com certeza não quer manchando a imagem da sua distribuidora. Com um ERP, pequenos riscos como esse são eliminados, e substituídos pela tranquilidade da transferência automática de tudo aquilo que os devidos órgão exigem.

Análise profunda do seu negócio

O controle dos departamentos não pode mais acontecer de maneira desleixada, uma distribuidora que apenas controla os processos para não parar, nunca terá sucesso e nunca poderá crescer. A chave para isso está em apenas uma palavra: estratégia. Suprimir os problemas nunca é a melhor solução, mas sim, achar a sua causa. Nesse ponto um ERP pode ajudar bastante! Em seus códigos estão implícitas algumas tecnologias inovadoras como Business Intelligence e Big Data, estas tratam respectivamente, da Inteligência de negócios, aplicando conceitos de administração e gestão aos números encontrados no seu banco de dados, e do ofício de encontrar conexões dentro de um grande volume de dados, exatamente o que uma distribuidora precisa. O ERP é capaz de gerar relatórios analíticos extremamente profundos, facilitando e muito a tomada de decisões no dia a dia corrido em que vivem os empresários. Numa distribuidora ou atacadista, uma única decisão pode ser responsável por um período inteiro de sucesso ou fracasso, afinal, como saber se deve-se realmente comprar toda essa quantidade? Ou se é melhor investir em variedade? Qual fornecedor escolher? E em qual prateleira armazenar este produto? As perguntas são muitas, e sem a base de conhecimento e informação sobre o seu próprio negócio, muitas vezes será impossível responder corretamente sozinho. Mas, você não precisa, os ERP’s estão mais que prontos para auxiliar em suas escolhas ao longo do tempo.

Um ERP é muito mais que um simples programa, é um verdadeiro ajudador de um administrador, e para que tudo flua corretamente, é preciso que estes dois se entendam da melhor forma possível.

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