No ramo empresarial perder tempo é sinônimo de perder dinheiro. E com certeza, ninguém quer trazer prejuízo para um negócio que exige tanta dedicação e esforço. Para isso, gestores e colaboradores devem ter um pensamento sincronizado, focado em alcançar os melhores resultados, no menor tempo possível e sem perder qualidade no resultado final a ser entregue.
Na cadeia produtiva de uma indústria por exemplo, além das linhas de montagem e distribuição, existe um setor que dá o pontapé inicial para todo o restante do trabalho. Esse departamento tão importante é o responsável pela gestão de compras! Os suprimentos básicos e matérias-primas são adquiridos conforme a análise do estoque e as previsões de venda, evitando assim, que se falte material para prosseguir com as atividades industriais. Quando esse setor apresenta algum equívoco ou falha, toda a cadeia acaba entrando em desequilíbrio, por isso a necessidade de gerenciá-lo de forma eficiente.
Gestão de Compras
Os sistemas ERP são uma excelente ajuda na manutenção da organização gerencial, com a implementação de um software para gestão empresarial, as informações são catalogadas de maneira mais clara e segura, além de permitirem ser atualizadas em tempo real a partir da integração com os dados de outros setores da companhia. Seguindo por esse viés, onde a tecnologia se torna aliada dos gestores, prossigamos em entender um pouco mais sobre as formas de otimização propiciadas pela gestão de compras e como fazê-la.
Fazendo um diagnóstico
O primeiro passo é fazer uma análise profunda sobre a atuação da sua cadeia produtiva até o momento. Identificar os pontos em que algo está deixando a desejar e aqueles onde está sendo empregado esforço demais sem resultados equivalentes. Pode-se verificar as oportunidades de negócio que foram perdidas e o porquê dessas perdas. Contratar uma empresa de consultoria é um investimento válido, pois contará com conhecimento técnico e imparcialidade ao analisar seus processos, sugerindo alternativas mais assertivas.
Plano de ação
Agora que os problemas já foram identificados, está na hora de trabalhar para solucioná-los. Mergulhe profundamente na tarefa de entender seus processos, pois, quanto mais conhecimento de causa você tiver, mais fácil será imaginar as soluções. É indicado traçar um plano de metas, dividido em várias etapas, tantas quanto você queira. Aqui deve-se focar em resolver todos os problemas identificados pelo diagnóstico, priorizando aqueles que demandam prazos mais urgentes.
Invista em um bom sistema ERP
O plano de ação deve incluir a adesão de um sistema ERP equipado com o módulo de gestão de compras, pois, é a partir dele que serão gerenciadas as informações pertinentes para relatórios futuros. Ao implantar um sistema de gestão a otimização dos processos se torna visível, pois o nível de integração entre as informações, permite a automatização dos processos. Automatizar, no contexto industrial, significa reduzir a necessidade de intervenção humana para a finalização das tarefa e isso suprime por consequência a porcentagem de falhas que poderiam ocorrer. Utilizando um exemplo prático, o sistema ERP estará apto para enviar ordens de compras ao setor responsável, através da análise dos níveis de estoque e previsões de venda futuras.
Conhecendo os fornecedores
Fornecedores são mais que uma peça qualquer para o setor de compras, eles devem ser verdadeiros parceiros, dispostos a agir com compreensão e eficiência ao designar seus prazos e condições para a finalização do serviço. É essencial manter essa proximidade na relação para que as emergências possam ser solucionadas rapidamente e a falta de um determinado material possa ser revertida antes de se tornar um prejuízo consumado.
Capacitação dos funcionários
Ao implantar um novo software é comum se deparar com alguns funcionários que apresentam uma dificuldade no manuseio do mesmo, situação de fácil compreensão, afinal, trata-se de uma ferramenta nova, que demanda tempo para adaptação e um treinamento de capacitação, quanto mais familiarizado com a interface, mais aquele funcionário produzirá, otimizando assim os processos que dependem de sua intervenção.
Otimizar vai muito além da velocidade de execução, o grande desafio está em reduzir o tempo de entrega sem subtrair o fator qualidade da equação, eis o motivo para a implantação de sistemas de gestão e a atenção redobrada para o setor de compras. Não esqueça que ele é vital para o restante da sua empresa!
