Quando se busca por um sistema para gerenciar as rotinas empresariais, deve-se levar em conta suas reais necessidades como controlar estoque, dispor de informações atualizadas de seu fluxo financeiro, conhecer seus clientes e público-alvo a ser explorado pela equipe de vendas e marketing, além de estar sempre em dia com os órgãos fiscalizadores emitindo notas, declarações e informações que sejam de controle fiscal. Mas o que vem a ser um sistema ERP? Quais são suas funções? Que benefícios ele traz a minha empresa? E quais os custos para adotá-lo?
O que é um ERP?
Primeiramente, a sigla americana ERP vem de Enterprise Resource Planning que no Brasil também é conhecido com a sigla SIGE, que significa, Sistema de Gestão Empresarial, onde ambos possuem o mesmo sentido de gerenciar e armazenar informações em um único local. Através de uma única entrada de informações, os dados ficam alocados em um servidor que os armazena e permite que sejam acessados quando e sempre que necessário.
O ERP surgiu em meados dos anos 80, porém se popularizando apenas na década de 90, neste período essa aplicação era voltada apenas para grandes empresas e possuía um alto custo, porém com o avanço tecnológico com o avanço dos softwares e hardwares, os recursos permitiram que essa ferramenta se tornasse acessível para otimizar o processo das pequenas e médias empresas.
A grande mudança que os ERP´s trouxeram, foi a unificação de dados em uma única plataforma, realizando a transição de fluxo de informações a partir da interligação de todos os departamentos da empresa desde o administrativo à fabricação, logística, financeiro, vendas, recursos humanos, entre outros departamentos, o que antigamente era realizado em diversos sistemas, não havendo uma comunicação entre si, ocasionando na duplicidade de informações e retrabalho.
Desta forma, o intuito do ERP é unificar e otimizar processos auxiliando a gestão organizacional a ter maior controle, acessibilidade e coerência nas informações para se obter dados que possam ser de utilidade para tomada de decisões.
Quais as funções de um sistema ERP?
Cada sistema ERP, opera da mesma forma se diferenciando apenas em algumas ferramentas que atendam à necessidades específicas para cada nicho de mercado. Essa diferenciação é chamada de customização, ou seja, é possível personalizar o sistema da forma que melhor lhe atenda.
Separado por módulos, você encontra ferramentas como:
• Controle de estoque: Fornece dados sobre a movimentação de estoque, como produtos mais vendidos, parados, inventariados, gerenciar lotes e etc.
• Vendas (CRM): Neste módulo é possível gerenciar todos os contatos realizados, clientes e leads cadastrados bem como sua origem, tendo total acesso a carteira de clientes.
• Faturamento: Permite acesso a canais de vendas, emitir NF-e, gerar ordem de serviço, gerar contratos, fazer orçamentos e pedidos e muito mais.
• Fluxo financeiro: Permite realizar o lançamento de receitas e despesas, consultar a movimentação bancária e analisar fluxo de caixa.
• Administração de compras: Permite a elaboração de cotações, pedidos, solicitações, sugestões de compras, cadastro e acesso a informações de fornecedores e compradores, além de consulta de produtos.
Essas são algumas funcionalidades encontradas e muito utilizadas.
Características fundamentais:
Flexibilidade: Para que se esteja na altura das mudanças decorrentes no ambiente empresarial, tanto interno quanto externo exigem que o ERP seja flexível;
Abertura: É preciso que disponha de uma arquitetura aberta para que seja possível utilizar módulos livremente dos outros;
Compreensivo: Deve estar preparado para suportar diversas funções organizacionais bem como uma vasta área de negócios;
Conectividade: Não limitar-se apenas as organizações, mas ligar-se também com outras entidades do mesmo grupo empresarial;
Simular a realidade: Deve simular os processos reais da empresa, dispondo de controle total do processo de negócio da empresa além de oferecer relatórios auxiliares aos usuários e gestores.
Mas qual a diferença entre um sistema ERP e o controle por planilhas?
Geralmente ao controlar suas informações através de inúmeras planilhas que são compartilhada em diversos setores, nem sempre as mesmas são alimentadas ou atualizadas constantemente, onde se decorre uma grande perda de informações e que também acaba sendo um processo manual que exige retrabalho além de prejudicar demais departamentos que necessitam dos dados em determinado período e não dispõem da informação em tempo real.
Um sistema de gestão visa integrar todas as rotinas de uma empresa para que todos os departamentos possam conversar entre si minimizando as chances de erros devido a falta de comunicação dentro da empresa.
Dentre os benefícios citados podemos ressaltar:
- Agilidade nos processos e fluxo de qualidade;
- Organização total para encontrabilidade de informações;
- Otimização de tomadas de decisões;
- Redução de erros e perda de dados;
- Gerenciamento eficaz de toda a empresa com apenas alguns cliques;
- Informações completas e detalhadas;
- Comunicação entre departamentos;
- Facilidade em realizar processos que antes eram burocráticos
Quais os custos para adotar um ERP?
Hoje é possível adquirir sistemas ERP online e offline, o primeiro (online) permite a mobilidade de acesso aos dados pelo fato de armazena-los na nuvem (servidores externos) permitindo que o usuário extraia informações no dia e horário que desejar, sem necessitar se deslocar até a empresa para obter informações. Super dinâmico e prático acompanhando as tendências do mercado é um método muito seguro e ágil para o empresário que não dispõe de muito tempo e necessita dos dados em tempo real, além de possuir um custo relativamente menor.
A segunda opção (offline), foi a que teve surgimento inicial na década de 90, o sistema é instalado por maquinário, necessitando de uma infraestrutura composta de servidores locais, refrigeração e demais equipamentos para dar o suporte necessário para sua operação ocorrer devidamente. Mais custosa pelo fato de necessitar investir em infraestrutura, manutenção e realizar backups manualmente.
O sistema Brascomm opera totalmente via web, utilizando das melhores tecnologias para que seja possível gerenciar sua empresa de qualquer lugar e com alta segurança. Com pareceria com três Data Centers (Centro de Dados), Amazon, Iweb e Ultranet, seus dados ficam armazenados e seguros utilizando a tecnologia de “computação nas nuvens”, impedindo o furto de dados. Nosso sistema é completo e atenden os diversos ramos de atacado, varejo, distribuição, indústria e serviços.
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