Administrar todas as vertentes que envolvem uma parceria pode ser um tanto quanto complexo, contratar, negociar, discutir sobre cláusulas, formalizar e acompanhar a prestação do serviço se não bem gerenciadas podem causar ruídos entre empresa x cliente.
Planilhas, arquivos, folhas e mais folhas de papel, estantes lotadas de pastas, esse cenário era o símbolo de uma empresa organizada, que cuidava de todos os seus documentos e os deixava armazenados nessa forma, isso claro, há dez anos. Na grande evolução tecnológica em que o mundo vive, até a forma de organizar os documentos se modificou, e como na maioria dos processos de evolução, são incrementadas melhorias a algo que cumpriu bem o seu papel até determinado momento. Os grandes almoxarifados exerceram brilhantemente a função de armazenar a papelada de diversas empresas, mas, em certo ponto de crescimento, se tornou muito arriscado e ineficaz permanecer com todos esses arquivos sujeitos à ação do tempo, e em uma disposição às vezes complicada ao acesso.
Contratos, recibos e notas fiscais são documentos legais, que asseguram o direito de ambas as partes envolvidas em um processo. Especificamente os contratos, delimitam os termos e condições para a aquisição de um produto ou concessão de um serviço, os quais, termos estes que devem ser seguidos mediante o acordo entre as partes. Manter esses documentos disponíveis para o acesso é fundamental na efetivação do processo, evitando mal-estar entre o cliente e o prestador do serviço/vendedor do produto.
Sistema de Gestão de contratos
A utilização de um sistema ERP para gestão dos contratos, fornece aos administradores maior controle sobre as datas, valores e características que envolvem cada movimentação dentro da empresa, contribuindo assim para cumprimento de prazos, contabilidade de valores, divisão de tarefas e por fim, para a satisfação do cliente. Alguns pontos devem ser considerados em um bom sistema de gerenciamento contratual, com o objetivo de agregar o maior número possível de informações sobre a licitude do pacto documentado.
Um sistema de gestão possibilita que o prestador de serviço possa estar atento, onde se encontra seu maquinário, rastreando-o pelo número de lote, por exemplo, ou até mesmo uma empresa que faz outsourcing de impressão poder gerenciar a quantidade de cópias realizada pelo seu maquinário, informando ao contratante quantas cópias ele ainda tem por direito.
Através do sistema de gestão de contratos é possível conferir vencimentos, desempenho e saldos dos equipamentos por ordem de serviços (O.S) ou aditivos, saber a necessidade de substituir determinado equipamento durante o contrato, ter o controle de maquinários disponíveis para locação e quais estão locados, abrir chamados, fazer orçamentos, emitir boletos de pagamento, além de enviar alertas automáticos por e-mail.
Devido a tantas funcionalidades, gerenciar um contrato manualmente acaba não sendo muito preciso, devido a muitas tarefas essa rotina pode se tornar cansativa, imprecisa e não sair conforme planejado, desencadeando na perca de receitas e aumento de custos.
Veja alguns benefícios na gestão de contratos:
Padronização dos documentos: Com documentos seguindo uma mesma lógica de organização, fica muito mais fácil encontrar informações específicas ao longo de suas laudas, e a formulação do mesmo corre de forma mais simples.
Interface de acompanhamento: É importante que ela concentre todas as informações primordiais para o cumprimento do contrato (orçamento, prazos de entrega, termos específicos e etc.). Além disso, tais dados devem ser expostos de maneira clara, intuitiva e inteligível. Um calendário integrado também se torna útil assim como um sistema de notificações de acordo com a proximidade das datas relevantes.
Atualização monetária: Esse não é um fator primordial para o gerenciamento de contratos, mas é uma característica interessante, que agrega a atualização em tempo real dos contratos, de acordo com a cotação de cada moeda em contratos internacionais.
Restrição de informações: Nem todos precisam ter conhecimento de tudo que está em um contrato! Deixando-o livre para o acesso em seu sistema, muitos funcionários poderiam acessá-lo e agir de má-fé, portanto, além de contar com uma equipe confiável, é importante restringir os dados confidenciais apenas para determinados usuários, aumentando o nível de segurança das informações.
Acesso via internet (WEB e Mobile): O mundo está na internet! Os administradores devem interpretá-la como a ferramenta poderosa que é, a partir da implantação de sistemas baseados em cloud computing. Com eles, os dados armazenados na nuvem permanecem disponíveis para o acesso de qualquer lugar do mundo e por qualquer aparelho.
SAAS (Software as a service): Esse conceito que encara o software como um serviço, e não como um produto, transfere alguns benefícios para o cliente, uma vez que, ele passa a ter acompanhamento e suporte técnico, não apenas para a instalação, mas sim durante todo o tempo em que o programa permanecerem uso.
Custos: Muito cuidado! Às vezes o barato pode sair caro! Isso se aplica à maioria dos sistemas ERP, em que a maioria oferece funcionalidades limitadas e suporte técnico pobre por um preço que atrai os empresários. Em alguns casos pode até ser um bom software, mas em outros pode fomentar prejuízos que vão muito além do que você gastaria investindo em um programa de qualidade.
Workflow: Esse é um ponto bastante característico no gerenciamento de contratos, se trata de possibilitar, como a tradução do termo sugere, um fluxo de trabalho, onde as assinaturas digitais são verificadas de forma automática, comprovando a autenticidade dos documentos sema necessidade de intervenções humanas.
Porque utilizar a gestão de contratos?
Devida a todas as funcionalidades já mencionadas, é possível observar que sem uma boa gestão não há crescimento, saber administrar bem seu negócio e estar atento em suas perdas e ganhos é fator primordial para traçar novas estratégias e se precaver dos riscos.
Esteja atento às facilidades que os sistemas digitais podem agregar ao seu negócio, e permita que a tecnologia trabalhe a seu favor.
A Brascomm, possui diversos clientes que utilizam a ferramenta de gestão de contratos e hoje aprimoraram sua forma de fazer negócios. Podemos exemplificar como tem sido essencial o uso deste módulo conforme os depoimentos abaixo:
” Antes nossos processos eram feitos manualmente no Excel, não possuíamos uma automatização na gestão de contratos, abertura de O.S, chamados, contabilização de custos por página e controles de solicitações de nossos clientes, estamos satisfeitos com a Brascomm o que remete nossa parceria em 4 anos.”
Diego – Diretor Comercial – Multi Copy
“Antes possuíamos um sistema falho, hoje a Brascomm atende a tudo o que preciso e vejo que o atendimento vem se aperfeiçoando.O gestão de contratos permite que eu rastreie todos os meus equipamentos tanto sua entrada como a saída, controle a quantidade de páginas, além de me oferecer um controle geral sobre a minha empresa”
Leandro – Diretor – Center Camasso
E você, está satisfeito com a gestão de sua empresa?
Entre em contato conosco e conheça todas as funcionalidades de nosso sistema!
