Grande parte do sucesso de uma loja online, está na escolha correta de sua plataforma. A usabilidade e seriedade dos sistemas escolhidos terão impactos diretos no dia a dia de seus administradores e funcionários, refletindo também no atendimento ao cliente. O processo de pesquisa e implementação de um sistema ERP precisa ser levado a sério, pois só assim é possível objetivar com clareza os sonhos desejados para o seu negócio, e ter ao fim da implementação, a certeza de que conta com a ferramenta certa para alcançá-los.
Um sistema ERP é uma verdadeira central de comando para as empresas, a partir dele podem tomadas decisões e serem realizadas atividades que levariam muito mais tempo da forma tradicional. Um ERP é extremamente eficiente se você está buscando modernizar o seu negócio! Tratando-se de um e-commerce, o sistema de gestão integrada é a arma mais fundamental para seu sucesso, isso porque, o comércio eletrônico tem como uma de suas bases a automatização dos processos, e sem um bom sistema funcionando isso é impossível.
Em seguida você conhecerá alguns processos e critérios importantes durante a sua pesquisa de ERP’s.
1. Levantamento Interno
Antes de qualquer contato com fornecedores, é preciso que você faça um raio-x da sua empresa nesse momento. A intenção disso, é conhecer de forma cada vez mais profunda os seus processos, entender verdadeiramente como a sua empresa funciona e que papel cada funcionário desempenha.
Mapear os processos é substancial para que você descubra onde precisa melhorar, e procure por essa característica nos sistemas ERP disponíveis no mercado. Outro motivo relevante para a realização desse levantamento, é a possibilidade de comparar os resultados após a instalação do ERP escolhido. Mensurar os resultados é sempre importante, por isso os indicadores devem ser claros e precisos!
2. Pesquisa de fornecedores
As opções são muitas! Mas, cada uma reserva suas particularidades, e cabe ao gestor identificar as particularidades que representam vantagem para o seu e-commerce. Essas vantagens se revelarão de acordo como o seu levantamento interno. É importante entrar em contato com outras empresas que utilizam ou utilizaram o sistema desse fornecedor, assim você conseguirá informações sinceras sobre o suporte durante o dia a dia de operações, sobre a fluidez do sistema, além da relação que o fornecedor construiu com o cliente. Ninguém quer um fornecedor que o trate como apenas mais um cliente em sua lista, é preciso haver a preocupação com o sucesso do cliente, e o sistema ERP deve ser ponte para isso.
É importante procurar fornecedoras especializadas no seu ramo, no caso em e-commerce, veja o que o portal UOL Host tem a dizer sobre isso:
“Uma boa tática é escolher um ERP que já atende muitas empresas do seu segmento. Uma empresa já acostumada a lidar com lojas virtuais, por exemplo, poderá ter mais facilidade na hora de solucionar problemas que possam surgir no seu dia a dia.”
3. Não se limite ao presente
Um erro bem comum ao escolher ERP’s, não apenas para e-commerces, está em limitar o pensamento ao imediato. Os administradores fazem o levantamento interno e portanto concentram suas forças em resolver os problemas que existem agora, mas, esquecem que o sistema ERP irá acompanhar as suas atividades por muito mais tempo. Para que isso não seja um problema, a empresa deve escolher um fornecedor com capacidade de se alinhar aos seus planos de crescimento, pois, um sistema não deve jamais limitar as suas atividades. Você não pode perder em eficiência porque o sistema implantado estava preparado para apenas uma certa quantidade de atividades, então, tenha suas projeções para os próximos anos bem claras
Antes de “bater o martelo” pela solução ideal de ERP, leve em consideração seus planos de crescimento no futuro .
4. Planejamento da implantação
O planejamento para a implantação é muito importante, e é indicado que você escolha entre os fornecedores aquele que oferece um suporte nesse momento, afinal, você precisará transferir uma grande massa de arquivos para o seus novo sistema, e seus funcionários ainda não estão acostumados com ele, portanto, os problemas podem surgir aos montes! Procure desenvolver um plano de implementação que não prejudique as vendas, ou você acabará se desmotivando em relação ao sistema antes mesmo que este comece a gerar os resultados.
5. Treinamento da equipe
Em e-commerces este não costuma ser um ponto muito problemático, afinal, as equipes não costumam ser muito grandes, facilitando a troca de conhecimento. Procure com os fornecedores os devidos manuais para uso do sistema ERP, e, caso sejam oferecidos por eles programas de treinamentos ou cursos, vale à pena investir nesse conhecimento. Se você não puder arcar com o treinamento para toda a equipe, o faça para um ou dois funcionários, e incentive o compartilhamento de informações no dia a dia da empresa, assim todos vão se acostumando com o uso do software e a loja se encaminha para os lucros ainda maiores!
O período de treinamento e a escolha do ERP é muito importante para que o projeto seja bem sucedido, auxiliar sua equipe a ser mais produtiva para que não comprometa sua lucratividade.
Uma outra opção além do treinamento e a promoção de palestras e workshops relatando sobre a aquisição do sistema novo ou então inserir dicas sobre o sistema novo em sua comunicação interna como em suas newsletters, murais ou e-mails semanais por exemplo.
Agora que você já sabe o que deve fazer e em que prestar atenção, não tenha medo de investir em um sistema de gestão integrado, os benefícios não aparecerão da noite para o dia, mas acredite que com o tempo sua rotina ficará muito mais leve e seus funcionários menos entediados com tarefas repetitivas. Um ERP é fundamental para quem quer se atualizar em um ramo tão dinâmico como o comércio eletrônico, otimizar seu tempo e aumentar suas vendas!
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