Muitos gestores cometem o erro de não saber gerenciar o seu fluxo de caixa, alguns estão presentes no momento de elaborar o controle onde algumas escolhas por falta de experiência ou conhecimento do setor financeiro e acabando por comprometer a gestão do orçamento.
Hoje em dia contar apenas com controle por planilhas é algo inviável, já que muitos arquivos são criados manualmente e não são todos os gestores que costumam atualizar fielmente suas informações utilizando estas ferramentas com grande frequência. Além do mais, este método por mais simples que pareça, pode se tornar algo inviável e que ao invés de facilitar o trabalho, pode se tornar um grande desperdiçador de tempo. Porque?
Utilizar inúmeras planilhas, não permitem que a atualização ocorra em tempo real, e que outras pessoas tenham acesso a informação prontamente. Erros de digitação podem ocorrer, corrompimento de arquivos, além de não ser uma forma tão segura de administrar suas informações não é mesmo?
Mas voltando ao ponto inicial além de fortalecer sua gestão e a forma de armazenamento de seus dados, é preciso que esteja atento aos processos no qual suas informações financeiras estão organizadas.
Tendo em vista as más experiências de alguns empreendedores listamos alguns errospara que você não os repita.
• Fluxo financeiro sem atualização
A atualização deve ser feita diariamente, por mais que o tempo seja curto, deixar para depois o registro do dinheiro que sai pode ser prejudicial, já que nem sempre sua memória o auxiliará a recordar por qual motivo, ou quanto e quando determinada quantia foi retirada sem um controle preciso.
Com um sistema ERP, o controle de seu fluxo de caixa possibilitará identificar problemas e riscos, auxiliando nas tomadas de decisões, além de mudar o percurso quando algo não está indo bem.
Por isso é importantíssimo que você se atente no registro de informações frequentes para que esteja certo sobre como sua empresa está andando, quanto está lucrando, quanto foi desembolsado e quanto você ainda dispõe em caixa para eventuais acontecimentos e necessidades.
• Lançamentos sem categorias
Registre sempre o que entrou e saiu, sabendo quando, onde e porque foram efetuadas e distingua o que foi custo, despesa, receita e operações financeiras, assim você terá a ideia onde estará obtendo maior rentabilidade e custos.
Categorizar todo o dinheiro que entra e sai de sua empresa lhe possibilita mudar o rumo das circunstâncias e verificar o que está sendo investido sem necessidade ou mesmo no que se é possível investir.
Mas tratando destes termos vamos nos aprofundar mais um pouco sobre do que eles se tratam:
Despesas: Tudo o que é utilizado para manter uma empresa, bem como limpeza, materiais de higiene pessoal, insumos de impressão, etc. Ou seja, tudo aquilo que demanda um gasto necessário frequentemente para manter sua empresa dia pós dia.
Custos: É tudo o que é gasto com serviços e bens. Podemos considerar o custo, um gasto obrigatário, necessário ou não, que demanda que você disponha dinheiro em caixa para quitá-lo. O custo é divididos em dois grupos:
- Custo Fixo: São as contas obrigatórias de todo mês, luz, telefone, internet, salários, etc. É um custo ao qual não é possível decidir se será pago ou não, já que é uma rotina exigida para que se tenha as condições necessárias para manter uma empresa.
- Custo Variável: Custos que dependeram de venda/produção não sendo frequentes como os obrigatórios. Sendo eles comissões, serviços terceirizados,etc. Podemos citar também como custos variáveis, eventualidades que ocorrem sem programação por exemplo, manutenção de computadores, reparo de impressoras, vazamentos, entre outros. Ou por exemplo, quando se tem um novo colaborador na empresa e é preciso investir em maquinário, mesa, cadeira e materiais de escritório para que o mesmo possa trabalhar.
• Misturar contas
Novamente ressaltamos a importância de sempre separar o pessoal do profissional, para isto existe a retirada mensal, dinheiro da empresa é da empresa.
Por mais óbvio que pareça, muitos empreendedores se deslumbram com o dinheiro que entra na caixa e não se programam, se esquecem de suas obrigatoriedades e vislumbrados, acabam utilizando um dinheirinho aqui, outro lá para tapar suas dívidas ou contas pessoais. Devemos pensar que embora possamos ser empresários, o dinheiro da empresa é da empresa, o valor que é retirado como nosso salário é o que deve ser utilizado para despesas pessoais.
• Assumir um compromisso sem dispor de verba
Fazer uma dívida contando com um dinheiro que não entrou em caixa é um dos principais erros. Nunca se sabe se o cliente irá atrasar no pagamento dos seus serviços/produtos, ou se de repente um imprevisto ocorrerá e será necessário arcar com o mesmo e não conseguir assumir o compromisso feito. Novamente é importante ter a gestão de seu fluxo de caixa para não ter surpresas futuras.
Um sistema ERP eficiente o auxiliará a planejar e tomar suas decisões corretamente!
• Não gerar um Demonstrativo de resultados (DRE)
O demonstrativo de resultados do exercício, ou como mais conhecido DRE, deve ser devidamente projetado, para que se tenha conhecimento sobre como sua empresa se comportou durante longo período e planejar o que é preciso ser feito para melhorar.
Acompanhe sua situação financeira e planeje o que é possível fazer com o dinheiro sem afetar seu dia a dia.
O ERP Brascomm auxilia sua empresa em todo o controle financeiro, otimizando processos e agilizando informações necessárias para tomadas de decisões. Totalmente integrado a todos os departamentos de sua empresa, o sistema opera online, utilizando da tecnologia de computação nas nuvens (cloud computing) para que você possa gerenciar seu negócio de qualquer lugar e no horário que for de sua preferência. Como Brascomm, sua empresa dica em dia com os fiscos e seus custos são minimizados. Solicite uma demonstração sem compromisso.
Você possui alguma experiência para compartilhar? Conte pra gente, aqui nos comentários abaixo e ajude a outros empreendedores a aprimorar seu processo de gestão financeira!
