Gerir uma empresa exige muitas habilidades de seu administrador. Uma daquelas que poucos dominam com maestria é o controle de suas finanças. Percebe-se em empreendedores, principalmente nos mais jovens, um grande espírito inovador e aventureiro, que por muitas vezes os leva a cometer alguns erros, podendo estes prejudicarem fatalmente as finanças dos seus negócios!
Observando os negócios já existentes, é notável que com o passar do tempo, os processos seletivos para contratações em grandes empresas tem se tornado cada vez mais complexos, uma vez que se procura hoje a habilidade de pensar, e não apenas de executar tarefas repetidas. Essa tendência é comprovada pelo investimento pesado de grandes companhias em sistemas de gestão, os quais tornam as tarefas do dia a dia muito mais ágeis, dando a seus colaboradores o tempo que eles precisam para pensar e criar soluções para os problemas que ali surgem.
Muitos pequenos e médios empresários duvidam poder alcançar a eficiência das grandes companhias frente à época de crise em que vive o nosso país, e por conta disso continuam se privando do investimento em tecnologia para melhorar suas operações. Entretanto, sabendo que histórias de sucesso vieram da implantação desses sistemas, não valeria a pena uma tentativa? Mostraremos que sim, e através de um dos setores mais complexos da sua empresa, e que costumam dar grandes dores de cabeça: o controle financeiro.
Compreendendo a importância do controle financeiro
Para muitos o controle financeiro se resume ao cálculo dos lucros, mas essa é uma prática que não deve ser adotada! Atentar apenas para os lucros pode te colocar em maus bocados, isso porque você não está exercendo um controle financeiro sobre a sua empresa, está apenas observando os resultados. O trecho a seguir resume um pouco do que é o controle financeiro, veja:
“Controle financeiro baseia-se na coordenação das atividades e avaliação da condição financeira da empresa. Por meio de relatórios financeiros elaborados a partir dos dados patrimoniais e da situação do fluxo de caixa.”
Fonte:
A partir disso você já deve estar percebendo que existe mais a ser feito do que apenas calcular os lucros! Existem dezenas de relatórios que são extremamente úteis no processo de tomada de decisões gerenciais, e isso faz do controle financeiro uma das áreas mais importantes dentro de uma empresa.
Uma boa análise das condições financeiras atuais, é premissa para um futuro de sucesso em qualquer ramo que seja. Desconhecendo seus limites financeiros, é impossível gerenciar com eficiência os custos, assim como investir com a sabedoria necessária para trazer sempre os resultados esperados de suas estratégias.
A utilização de sistemas de gestão no controle financeiro
Como já dito, as grandes companhias esperam de seus colaboradores que eles passem mais tempo se empenhando na criação de estratégias e no desenvolvimento de soluções criativas para os problemas, do que na reprodução de tarefas repetitivas e enfadonhas, tais quais a digitação de números para balanços, preenchimento de formulários, cálculos feitos à mão e etc. Para que isso seja possível, elas investem em uma ferramenta que já deixou de ser tão distante, são os famosos sistemas ERP, softwares desenvolvidos especialmente para a execução de tarefas administrativas, pautados em conceitos atuais de gestão, e com cada vez mais proximidade das pequenas e médias empresas.
A barreira do preço alto para a implementação dessa ferramenta já foi quebrada, mas ainda falta a alguns empreendedores o entendimento de como esse software pode trazer grandes resultados para toda a sua cadeia operacional, incluindo é claro, o seu controle financeiro.
- Processos mais ágeis
Um sistema de gestão impacta diretamente na velocidade de transmissão dos dados entre os seus colaboradores. Aquela cena de um colaborador correndo pelos corredores para levar uma pasta a outro colega tende a desaparecer gradativamente, pois tudo o que você precisar comunicar será feito online, de uma forma muito mais rápida. A velocidade nos processos leva à maior produtividade, com isso sua empresa ganha mais tempo, e o melhor, sem perder em qualidade e ganhando a satisfação dos clientes.
- Precisão dos dados
Lidar com finanças é um trabalho muito delicado. Detalhes importam e podem impactar em grandes perdas dentro de uma empresa, por isso os funcionários encarregados dessas tarefas não podem ser sobrecarregados, já que a acuracidade de seu trabalho é mais importante do que a velocidade de execução. Entretanto, com um sistema de gestão implementado, os processos poderão acontecer mais rápido e sem perder o detalhamento, que é tão importante. Ao retirar os preenchimentos de formulários da esfera manual, por exemplo, você ainda elimina a possibilidade de erros na colocação dos dados, e economiza muito com o retrabalho, que é algo que atrapalha muito a eficiência das rotinas empresariais.
- Planejamento e organização
O acesso a dados financeiros precisos e ao tempo certo abre um leque muito grande de possibilidades estratégicas. Só com esses dados em mãos, é possível fazer um bom planejamento de compras e projeções de lucros condizentes com a realidade da empresa. Como consequência, um setor financeiro bem organizado permite que a contabilidade do seu negócio seja também mais organizada, lhe fazendo economizar muito com multas ou sanções que poderiam ser impostas por órgãos fiscalizadores.
- Relatórios acessíveis
Um empresário está tomando decisões importantes a todo momento, tal qual estão os seus gerentes e supervisores. Se estes profissionais não estiverem munidos de informação, é quase impossível esperar deles uma decisão assertiva, portanto, os relatórios produzidos pelos sistemas de gestão cumprem um papel definitivo no sucesso da empresa e de suas estratégias.
A importância de controlar as finanças é óbvia, entretanto, muitos ainda insistem em fugir dela, principalmente por não possuírem as ferramentas necessárias para tornar todo esse esforço mais eficiente.
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