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Como um sistema ERP faz minha empresa crescer?

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Recorrer a uma ferramenta digital já não é exclusividade das grandes corporações. O uso de sistemas ERP’s vem se popularizando a cada dia, consoante à diversificação de suas funcionalidades, aos acréscimos de algumas tecnologias para baratear os custos de implantação. Com isso, investir em um sistema de gestão integrada é uma das melhores formas de iniciar o processo de modernização em uma rotina empresarial que ainda exige muitos processos manuais e repetitivos. E o melhor é que não faltam alternativas no mercado, com fornecedores sempre dispostos a ajudar o seu negócio a crescer através das ferramentas informatizadas e de um suporte eficiente.

Que problemas costumam acontecer sem um sistema ERP?

O caderninho e o lápis foram úteis durante muito tempo, mas a depender da proporção que um negócio está tomando, se tornam ferramentas obsoletas e que contribuem muito mais para a bagunça do que para a organização. As anotações de vendas, e o cadastro de clientes manuscritos já foram substituídos pelas planilhas, mas, essas também não estão mostrando a eficiência que o mercado demanda. Manter cada tipo de informação em uma planilha diferente deixa os processos cada vez mais lentos e sujeitos a equívocos, sem citar o índice de retrabalho constante. Notas fiscais, contratos e relatórios desorganizados transformam o dia a dia da empresa em uma verdadeira caça ao tesouro em que quase sempre é impossível encontrar os documentos necessários, e assim segue grande parte dos negócios no Brasil, sendo impedidos de crescer pela aversão à modernização que a Tecnologia da Informação propõe.

A informação como chave para o sucesso

É fato, num mundo globalizado e totalmente interligado, sai na frente aquele que reúne a maior quantidade de informações e tem acesso a elas em maior velocidade. No mundo dos negócios essas informações devem ser sobre o mercado, mas principalmente sobre suas próprias atividades. Na maioria das vezes as melhorias a serem feitas são em suas próprias práticas, tendo em vista que o mercado nem sempre pode ser controlado. Sobre os fatores externos basta apenas conhecê-los e empenhar-se em encontrar maneiras de contorná-lo, algo impossível se você não conhece a fundo os pontos fortes e fracos da sua empresa. A informação bem empregada é a chave para o sucesso do seu negócio, e atuará como um grande impulso aos seus lucros, a seguir estão pontuadas algumas características interessantes de um Sistema ERP e das suas implicações na rotina diária de uma empresa, e em poucas linhas você perceberá o quanto pode melhorar.
• Articulação estratégica de dados
Esta é sem dúvida a característica mais importante em um ERP, e é o que o diferencia das tradicionais planilhas. Imagine que você é o gerente de uma loja de sapatos, e todo dia costumam ser vendidos de 30 a 50 pares, atualmente você tem 10 funcionários, e pelo menos 5 fornecedores, e ao longo de alguns anos de operação já acumula mais de 1.000 clientes atendidos, e um índice de retorno satisfatório, mais da metade dos clientes voltaram pelo menos uma vez.
Agora que esse panorama está montado em sua mente pare um pouco e analise a quantidade de informações que cada um desses itens requer, afinal cada par de sapato tem pelo menos 3 cores diferentes e diversos tamanhos, dos funcionário cabe a você controlar as metas mas também emitir os pagamentos, e para os fornecedores é necessário emitir pedidos certeiros para evitar desperdícios. Seus mais de 1.000 clientes tem nome, endereço e pelo menos um telefone para contato, além de claro, uma preferência por determinado modelo e época do ano para comprar. Conforme pode-se acompanhar, o número de dados cresce sempre que vamos detalhar cada operação, e é assim em todos os setores de comércio, serviço ou indústria. Manter essas informações desconectadas só contribui para uma carga maior de trabalho, para isso existem os Sistemas ERP. A integração entre esses dados permite ao ERP facilitar as tomadas de decisão na sua empresa, pois fornece uma visão ampla sobre o andamento do negócio e sinaliza o que poderia ser melhorado.
• Evita-se o contato manual com os dados
Ainda seguindo com o exemplo acima, percebemos que colocando todos esses dados em um mesmo background, caberá ao software de gestão procurar por conexões entre eles e apresentá-las através de uma interface muito mais amigável do que aquele caderninho amassado de sempre. Um Sistema ERP pode manter os dados dos clientes atualizados, fazer uma média dos modelos mais vendidos, apresentar informações relevantes para uma nova abordagem dependendo do seu nicho de atuação e a partir daí emitir pedidos aos fornecedores, ao mesmo tempo em que analisa a atividade dos vendedores e define as comissões para cada um. Isso diminui e muito a necessidade de interferência humana durante os processos, a chamada automação. Essa característica transfere muito mais confiabilidade aos seus dados, pois não acontecerão equívocos comuns em uma atividade repetitiva como o preenchimento dos campos de uma nota fiscal, ou o cadastro de novos produtos no estoque, por exemplo.
• Entregam-se as rédeas do negócio ao administrador
Os módulos presentes num ERP são intuitivos e potencializam o efeito da palavra ”controle” sobre todos os setores, desde o estoque até às vendas, todos serão acompanhados de maneira muito mais rígida, evitando prejuízos bobos que acontecem devido à desorganização. Seja controlando melhor os tributos, ou fazendo pedidos mais assertivos, o ERP sempre contribui para a economia de recursos e aumento dos lucros, ainda mais quando existe um administrador capaz de extrair dele o seu máximo. Com um bom sistema de gestão integrada nada mais passará despercebido e o seu negócio estará definitivamente sob controle.
A falta de informatização em uma empresa faz com que os dados sejam mal aproveitados, não passando de um amontoado de papéis ou de planilhas sem sentido. Escrever ou digitar apenas pelo simples ato não traz nenhum benefício à gestão de uma empresa. É substancial criar uma conexão entre essas informações, e perceber de que maneira cada item influencia nos outros, só assim o administrador poderá orquestrar todos os setores da melhor maneira possível, até que os negócios produzam a música suave dos lucros.

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