Pilhas e mais pilhas de papel, pastas cruzando os corredores e funcionários correndo para fazer cópias de várias folhas, embora este cenário esteja decaindo dentro das empresas, não é incomum achar uma ou outra que ainda persista em pelo menos um desses hábitos, indo na contramão da proposta de organização que vem com a digitalização de documentos fiscais. A premissa mais significante para optar por um sistema de gestão está justamente na capacidade de gerenciar documentos, sejam eles fiscais ou não, com mais eficiência.
Mas porque isso é uma necessidade?
Os órgãos de fiscalização tem fechado cada vez mais o cerco sobre as empresas, procurando impedir que a cultura da corrupção continue se alastrando pelos negócios nacionais, e permaneça prejudicando toda a economia, com a criação de uma estrutura frágil de investimentos, que pode sucumbir a qualquer momento sob acusações de práticas ilícitas. Com certeza não é neste meio que a sua empresa deseja estar, então colaborar com as auditorias e permanecer dentro das leis devem fazer parte do seu rol de princípios, e como fazê-lo sem documentos bem organizados para comprovar suas atividades?!
Entendida a importância de manter os seus dados fiscais em perfeita ordem, é preciso conhecer ferramentas e processos que auxiliem esse feito, tais quais os explanados nas seguintes linhas.
Automatizar a emissão de documentos fiscais
Automatizar é o primeiro passo para organizar. Qualquer artigo ou e-book que tenha como tema o gerenciamento de documentos, irá citar entre suas dicas o investimento em um sistema de gestão integrado, os populares ERP’s.
A vantagem em optar por esses softwares está em reduzir a necessidade de intervenção humana para a emissão dos documentos, tais quais notas fiscais, contratos, ordens de serviço, e cupons fiscais, todos de grande importância para a comprovação das atividades da empresa. Reduzir a necessidade intervenção também significa reduzir a possibilidade de equívocos no preenchimento dos campos em cada um dos documentos, e, sabendo que todos eles tendem a passar por uma auditoria, a eliminação de divergências é imprescindível para que a sua empresa não seja autuada cometendo algum delito, mesmo que por desleixo ou falta de atenção.
Integrar-se com o SPED Fiscal (Automatizar o envio)
O SPED (Sistema Público de Escrituração Fiscal) é uma ferramenta desenvolvida e mantida pela Receita Federal Brasileira, com o intuito de promover a transferência de toda a movimentação fiscal para o ambiente digital. Junto com esse esforço surgem outras práticas como a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e’s), e a extinção dos cupons fiscais impressos (ainda em andamento). Para colaborar com essa evolução, sua empresa pode optar por um sistema ERP integrado ao SPED Fiscal, otimizando o tempo para envio de todos os documentos fiscais exigidos pelo fisco.
Os sistema ERP tem como característica principal o acesso a todos os departamentos da empresa, e por consequência, a todos os números relevantes sobre eles. Desta forma os documentos fiscais emitidos de maneira automática, irão alimentar seus campos a partir dessas informações, contidas no banco de dados do sistema de gestão, e por estarem integrados ao ERP, estarão aptos a transmiti-los assim que forem dados como completos, evitando que se percam muitos prazos, e desafogando o calendário de obrigações da empresa.
Tecnologia à serviço da gestão multi-empresarial
Às vezes um empresário tem mais de um estabelecimento sob sua responsabilidade, o que implica em diferentes CNPJ, diferentes legislações e também tributos a depender dos ramos em que cada um deles atue.
Se controlar os documento de uma única empresa já era suficientemente trabalhoso, de duas ou mais se torna uma tarefa quase que impossível. Isso se você ainda não conta com a ajuda da tecnologia! Usar um ERP para gerenciar os documentos confere mobilidade entre os vários CNPJs sob sua responsabilidade, mantendo bem identificados os documentos concernentes a cada uma das empresas, ou de filiais se for o caso.
Para o segundo exemplo, é válido lembrar que algumas tributações, e portanto, alguns documentos, exigem a centralização antes do pagamento, isto é, as informações sobre as filiais devem ser compiladas na sede, e serem enviadas em um único arquivo digital para o Fisco, fazer isso através de um software é mil vezes mais simples, do que redigitar todos as centenas de números que um balanço fiscal contém, por exemplo.
Armazenamento em nuvem (Segurança e Mobilidade!)
Imagine o cenário hipotético: uma determinada empresa decide transferir os seus documentos fiscais para o âmbito digital, e inicia portanto a digitação de seus últimos relatórios, e começa a reunir os demais documentos para a digitalização, um processo trabalhoso e repetitivo, mas que, trará um ganho em eficiência no futuro. Exceto por uma coisa, ela armazenou todos os documentos no HD externo de um de seus diretores, que por coincidência teve sua casa assaltada, e, infelizmente, o fatídico HD figurava entre as peças levadas pelos meliantes.
Ninguém está desejando uma situação trágica dessas para a sua empresa, mas qual é o custo de se preparar para situações parecidas como essa? Porque insistir em processos antiquados de armazenamento se a tecnologia está avançada ao ponto de assegurar a proteção de seus dados em um local praticamente inatingível?! não, eu não me refiro a um pendrive super protegido com diversas senhas, a solução é bem mais simples, e muito mais eficiente do que o uso de qualquer equipamento. Trata-se da computação em nuvem, melhor alternativa para armazenamento de documentos fiscais que existe no mercado atual.
Leia mais sobre: O que é computação nas nuvens?
Guardar os documentos na internet, sob um contrato de suporte, oferecido por uma boa fornecedora de espaço, pode ser a salvação de sua horas de trabalho, pois os backups, frequentes e o esquema de criptografia devem ser fortes o suficiente para impedir perdas de dados! Outra questão beneficiada pela computação em nuvem é a mobilidade, característica cada vez mais relevante, uma vez que, os diretores de negócios viajam cada vez mais, e não podem perder as rédeas de seus negócios.
A tecnologia da informação é a melhor aliada para a organização de documentos fiscais, e das demais funções empresariais modernas, um pouco de investimento nessa área pode poupar bastante tempo e evitar muita preocupação desnecessária!
