Para pagar seus fornecedores e funcionários, o setor financeiro das empresas dependem do pagamento de seus clientes. Da mesma forma que, para atender seus clientes, a empresa necessita de capital para pagar pelos serviços de seus funcionários e fornecedores. É como um ciclo, cujo a defasagem de um processo prejudica todo o restante.
O fluxo de caixa da empresa é como uma engrenagem, e tem como objetivo controlar toda entrada e saída de capital da empresa. Quando gerenciado corretamente, o fluxo torna-se muito mais previsível, pois é possível fazer planejamentos, tanto com base nas entradas/saídas futuras, quanto na base histórica da empresa.
Já quando ele é feito da maneira errada, as despesas podem ser maiores do que as receitas em determinados períodos. Alguns sinais de que a gestão do fluxo está sendo feito de forma errada são:
- Os prazos para pagamentos oferecidos aos clientes são maiores que os prazos que os fornecedores oferecem à sua empresa;
- O valor das parcelas das compras realizadas sazonalmente são mais altos que o saldo de caixa;
- As compras para abastecer o estoque estão maiores que o giro de estoque efetivo da empresa;
- Os juros bancários estão crescendo em virtude das constantes operações de cheques pré datados, duplicatas, adiantamentos etc.
Agindo ao contrário do que o citado acima você só tem a ganhar, pois não correrá o risco de querer agradar seu cliente ampliando seu prazo de pagamento e correr o risco de ser irresponsável com o seu fornecedor, fazendo com que o mesmo perca a confiança na sua empresa, não terá prejuízos financeiros pela falta de retorno do seu investimento e consequentemente não desenvolverá uma grande dívida que impactará no sucesso de seu negócio.
Mas como gerenciar melhor o seu caixa?
Gerenciar corretamente o fluxo de caixa e manter as contas em dia é um grande desafio para quase todo empresário e gestor financeiro, e para lhe ajudar a superá-lo, nós separamos 3 dicas fundamentais:
1. Planeje
Não é novidade que tudo o que se pretende fazer na empresa deve ser planejado com antecedência e, em nenhuma outra área, o planejamento é tão importante como na financeira.
Para manter um fluxo de caixa equilibrado, você precisa primeiro ter um controle financeiro e saber quais são seus gastos e suas receitas, para então fazer uma projeção. Isso permite que você tenha uma ideia de como estarão suas finanças no futuro, e poderá conter gastos, aumentar investimentos ou buscar novas fontes de receita.
Para diferenciar suas receitas e despesas nossa dica é no caso de controle manual, diferenciá-lo por cores, vermelho para despesas e verde para receitas por exemplo, para que você possa ter uma visão mais ampla de seu caixa.
Após identificar seus gastos é hora de determinar o período de controle para a previsão, o período de 12 meses é ideal para um controle cauteloso.
Alguns pontos que você deve inserir no seu controle:
– Saldo bancário
– Contas a receber de seus clientes (Em caso de vendas feitas a prazo, é necessário que se anote cada parcela a ser recebida mês a mês)
– Contas a pagar (Da mesma forma, em caso de aquisições feitas a prazo, é necessário que se anote cada parcela para planejar este valor em caixa nos meses subsequentes.)
– Caixinha administrativo / despesas extras (entradas e saídas)
Lembre-se: Imprevistos sempre acontecem, então esteja sempre pronto para repensar suas estratégias, além de contar com um fundo de reserva financeira como margem de segurança, portanto mantenha suas reservas e seu fluxo de caixa sempre atualizado para que possa consultá-lo sempre que necessário.
2. Deixe os gastos triviais por último
Como saber quais são esses gastos?
É simples. Reúna-se com os seus sócios e colaboradores e defina primeiro quais gastos estão ligados diretamente ao business da empresa – aqueles que a empresa depende para operar. Os itens restantes, como compras de papelaria, insumos de café, e outros gastos como estes podem parecer pequenos, mas no bolo tornam-se responsáveis por uma fatia considerável das despesas da empresa. O mais adequado é projetar o fluxo de caixa baseado nos itens mais importantes, e deixar os gastos triviais para períodos onde existe sobra no caixa da empresa.
Portanto sempre que pensar em adquirir ou tomar alguma atitude que impacte consideravelmente no seu negócio, busque analisar o que é prioridade para sua empresa e evite criar dívidas desnecessárias ao seu negócio.
Outra forma de se descobrir onde você demanda mais custos, é criando um centro de custos para agrupar as despesas. Desta forma deve-se separar os departamentos e identificar os gastos em cada uma das áreas verificando qual setor gasta mais e como reverter a situação.
3. Automatize o que puder
Com tantas tecnologias acessíveis no mercado, não há desculpa para executar os processos manualmente. Métodos como Excel também não são a melhor saída, pois o fluxo de caixa é extremamente dinâmico e demanda integração de informações financeiras para análises concisas, e isso se torna inviável com diversas planilhas avulsas.
Hoje em dia, existem softwares que gerenciam as rotinas do negócio de ponta a ponta, podendo inclusive ser parametrizados de acordo com o business de cada empresa.
Com o trâmite de informações automático, não só das finanças, mas de todos os departamentos, os dados são integrados e por estarem hospedados na nuvem podem ser acessados de qualquer lugar. Com isso, é possível não apenas obter visibilidade das informações em tempo real, como gerar relatórios específicos para analisar o fluxo das operações dentro da empresa.
Se sua empresa busca gerenciar melhor seu fluxo de caixa, abandonar soluções paliativas e trabalhar com uma solução mais abrangente, precisa conhecer o sistema ERP Brascomm. Ele é um ERP Web para pequenas e médias empresas que abrange todas as rotinas de backoffice, incluindo a gestão do fluxo de caixa, independentemente de sua complexidade, e engloba recursos avançados, como integração de contas bancárias, que possibilitam ter previsões do caixa em períodos específicos.
