As Notas Fiscais Eletrônicas cumpriram com maestria o seu papel em digitalizar os documentos fiscais no comércio. Essa medida impulsionada pelos órgãos de fiscalização acaba contribuindo para a modernização do setor varejista, e também para a adoção de práticas menos repetitivas no preenchimento de cada um dos campos do documento, através de sistemas de gestão integrada. Mesmo com todos os cuidados e com a ajuda de sistemas computacionais, existe uma situação que foge ao controle da maioria das empresas: a devolução.
A devolução de um produto pode acontecer por diversos e variados motivos, desde uma mudança na condição do cliente, que o impossibilitaria de honrar com a sua parte no acordo, no caso o pagamento, até o recebimento de um produto fora dos padrões esperados, ou com algo diferente do que foi previsto em contrato. Também não é de se espantar que, de vez em quando, você mesmo precise devolver alguns itens a seus fornecedores. É importante saber que existe uma NF-e específica para algumas dessas operações, mas, de quem é a responsabilidade de emiti-las? E como isso pode ser feito? É justamente sobre como funcionam as NF-e de devolução que nós trataremos a seguir!
Quais são os tipos de nota fiscal de devolução?
Existem basicamente dois tipos de nota-fiscal de devolução, diferindo na necessidade ou não de emissão de um novo documento, de acordo com a situação que motiva a devolução.
1- NF-e de Devolução emitida pelo destinatário
Quando o cliente recebe a mercadoria, mediante assinatura do recibo de entrega (geralmente anexo à nota-fiscal), e por qualquer motivo é necessário efetuar a sua devolução, fica sob responsabilidade do destinatário a emissão de um novo documento, que deve ser enviado em retorno ao remetente junto com produto.
No momento da emissão, é fundamental selecionar a discriminação como Nota de Devolução, no campo “finalidade”. Também serão registrados os números, séries e datas presentes na NF-e original, e o porquê da devolução do item em questão.
2- Devolução com o mesmo documento
Para essa segunda situação, a única coisa que o destinatário precisa fazer é registrar no verso do documento original, o motivo da devolução. A mercadoria então percorre o caminho de volta acompanhada do mesmo documento, e ao ser recebida pelo remetente, terá seu arquivamento em registro específico. O motivo colocado no verso será escriturado no Livro de Entradas, e é importante para o vendedor, manter essas notas fiscais de devolução, separadas das demais.
Um trecho da legislação, extraído do Portal Contábeis, resume bem essas duas situações:
“Ocorrendo a recusa no recebimento da mercadoria, o destinatário ou o transportador deverá fazer declaração deste fato, com data e assinatura, no verso da 1ª via da nota fiscal. Ressalte-se que o canhoto não será nem assinado pelo destinatário e nem destacado, fato que implica em presunção de que a mercadoria foi entregue.
Com esse procedimento, essa nota fiscal servirá para acobertar o transporte no retorno da mercadoria.
No momento da entrada da mercadoria no estabelecimento originário, o contribuinte deverá emitir a nota fiscal de entrada, conforme disposto no art. 136, I, “e” e artigo 453 do RICMS/00. O CFOP será 1.949 ou 2.949, conforme se trate de operação interna ou interestadual. O valor do imposto destacado na nota fiscal de saída será escriturado como crédito, conforme art. 63, I, “b” do RICMS.
A ocorrência deverá ser mencionada na 2ª via da nota fiscal de saída (via fixa).
A nota fiscal de entrada, juntamente com a 1ª via da nota fiscal de saída da mercadoria, deverão ser mantidas em arquivo, que ficarão à disposição do fisco pelo prazo de 5 (cinco) anos contados a partir do exercício seguinte à operação.
O retorno poderá ser acobertado pelo conhecimento de transporte original, desde que conste o motivo também no verso desse documento, conforme disposto no art. 207 do RICMS. “
(Artigo 173, I, do CTN e 202 do RICMS/00 e Artigo 63, I, 136, I , “e” , 207 e 453 do RICMS/00 )
Normas Fiscais para a devolução de produtos
Este é provavelmente o tópico mais complicado no que diz respeito à emissão de notas fiscais de devolução. Uma vez que os tributos não podem ser “cancelados”, como reaver as quantias relacionadas àquela venda? Em grande maioria, os tributos são reavaliados em formato de crédito, mas para que isso possa ocorrer, você precisa dar entrada na nota de devolução corretamente, e com todos os detalhes exigidos, caso contrário os impostos não serão retirados e você ficará com um prejuízo significativo.
É importante e obrigatório que a nota de devolução conserve as mesmas condições da venda, isto é, havendo isenção, não-incidência, ou diferimento no pagamento de tributo como o ICMS, estes devem permanecer.
O imposto gerado no momento da venda deve ser indicado no campo “dados adicionais” e este será revertido em crédito para o vendedor. Além desses pontos, o IPI também causa algumas dúvidas, como a seguinte:
O que fazer quando a empresa que fará a devolução não for contribuinte do IPI e este imposto for incindido sobre a operação?
Conforme já mencionado, deverá preencher esta informação no campo de dados adicionais, sendo agregado no valor unitário e total da NF-e. De maneira alguma o valor do IPI deve ser destacado no próprio campo.
Devolução com troca de produto, e agora?
A troca de mercadorias envolve uma devolução correto? Então é de se esperar que os procedimentos acima sejam repetidos, levando em conta cada uma das situações explanadas. Uma vez que verificado o perfeito estado do produto devolvido, este pode ser recolocado à venda sem nenhum problema ou encargo sobre essa operação. Sendo identificado algum defeito ou avaria coberta pela garantia do fornecedor, é o momento da sua empresa emitir uma nota fiscal de devolução, e enviá-la, junto com o produto, para o fornecedor responsável por ela.
Caso o defeito esteja sob sua responsabilidade, não há muito a ser feito senão assumir o prejuízo. Não se esqueça de emitir uma nota de baixa em estoque, para que o fisco possa comprovar suas práticas ao comparar os números de venda e o valor arrecadado por sua empresa.
Auxílio para emissão de NF-e de devolução
Um sistema ERP diminui bastante a carga de trabalho embutida na emissão de documentos fiscais, além do armazenamento de modelos prontos, o sistema propicia a integração com o sistema de recebimento do Fisco, tornando o envio de informações automático, e o preenchimento dos campos é feito a partir dos dados coletados durante as operações diárias do sistema.
Ainda não possui um sistema de gestão eficiente? Conheça o Brascomm e veja como ele pode ser um ótimo parceiro para o seu negócio!
