Grandes estudiosos da administração investiram grande parte de suas carreiras para identificar obstáculos que surgem no caminho das empresas rumo à eficiência. Desses estudos nasceram métodos de gestão que são usados até hoje, e que embora tenham sofrido leves alterações, ainda mantém a sua essência adquirida há séculos atrás. Um desses métodos é o que chamamos de Ciclo PDCA, uma ferramenta fundamental para o sucesso de qualquer cadeia empresarial, e que você poderá conhecer mais a fundo a partir de agora!
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é tanto um método como uma ferramenta de gestão, pois, a sua aplicação está ligada ao plano teórico, e se estende durante o cotidiano da empresa, sendo muito útil na resolução de problemas, e principalmente para atingir a eficiência nos processos.
O ciclo PDCA pode ser utilizado tanto na produção industrial como na gestão estratégica de um negócio. Seu nome vem das palavras Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar), Act (Agir), e essas resumem as quatro fases do ciclo elaborado por Edward Deming ainda nos anos 20, quando o pensamento sistêmico começava a tomar forma, e as empresas demonstravam uma maior necessidade de organização.
Para deixar o ciclo PDCA mais completo, é indicado fazer uma reunião com representantes de todas as equipes, e nesta promover um brainstorming (atividade desenvolvida para explorar a potência da criatividade de uma pessoa ou um grupo), onde serão citados os problemas atuais da empresa e também possíveis soluções, tudo isso de forma muito rápida e objetiva.
A seguir apresentaremos as quatro fases do ciclo, para que você entenda como pode aplicar esse método em seu negócio.
- Plan (Planejar), planejando suas estratégias!
A primeira fase do ciclo é definitiva para o sucesso dessa estratégia. Aqui os gestores definem os objetivos a serem alcançados, da mesma forma como escolhem os caminhos a serem percorridos para chegar até eles.
Depois de identificar o que precisa ser melhorado, a equipe deve relacionar as prioridades a serem resolvidas, e a partir de então a fase Plan (Planejar) do ciclo PDCA pode ser dividida em duas partes:
Definição de metas e Definição de método.
- Do (Fazer), colocando o planejamento em prática!
Nesta fase, todos os colaboradores devem prosseguir da maneira definida no planejamento. É importante estar muito atento naquilo que é planejado, ou senão a fase seguinte poderá ser comprometida. Esta fase deve incluir o treinamento de colaboradores para a execução das tarefas, a implementação das ferramentas úteis para facilitar o dia a dia, e o mais importante: coletar todos os dados possíveis.
A coleta de dados é determinante para a próxima fase, e faz dos sistemas ERP algo de extrema necessidade para a eficiência de uma estratégia administrativa envolvendo o ciclo PDCA.
- Check (Verificar), está dando certo?
A terceira fase do Ciclo PDCA irá mostrar aos administradores se o método adotado está sendo realmente eficiente para o alcance das metas definidas no planejamento. por isso é tão importante contar com dados precisos, afinal eles são o termômetro para a validação de suas ações.
Defina quais são os indicadores relevantes para o seu negócio, e verifique o avanço deles durante o período em que as estratégias planejadas estiverem sendo aplicadas. É importante definir uma data em que a checagem será feita, e portanto definir metas levando em conta esse prazo, caso contrário sua análise ficará comprometida.
Nesse momento, você deverá cruzar as suas metas com os resultados obtidos, e então validar as estratégias, ou identificar novos problemas.
- Act (Agir), agindo!
Depois de perceber como suas estratégias estão caminhando, é hora de tomar novas atitudes. Estas atitudes devem visar a correção ou eliminação daquilo que foi provado como ineficiente, a prevenção de novos problemas identificados, assim como a melhoria daquilo que foi detectado como uma boa prática.
Chegamos ao fim do ciclo PDCA, mas não pense que o trabalho acabou, pois agora é o momento de retornar para a primeira fase e prosseguir com todo o ciclo mais uma vez. A estrutura deste método de gestão não é cíclica por uma acaso, ela demonstra que este deve ser um processo contínuo, mesmo que você pense já ter alcançado o pico de eficiência!
Uma das frases mais repetidas por gestores de sucesso e grandes empresários é: nada está tão bom que não possa melhorar! Este deve ser o pensamento de quem escolhe fazer um Ciclo PDCA em sua empresa, e os resultados deste comportamento só podem ser positivos!
Do que é preciso para aplicar o ciclo PDCA ao seu negócio?
Basicamente você precisa de duas coisas: conhecimento das fases do ciclo, e um bom sistema de coleta de dados. O primeiro dos itens você já acabou de suprir, embora possa pesquisar ainda mais e se aprofundar em cada uma das fases, encontrando ainda mais informação para deixar o seu ciclo mais completo!
Já o segundo, irá requerer um pouco de investimento para a implementação de softwares que auxiliem no processo, como um Sistema ERP de qualidade. Durante as fases do ciclo você precisará de toda a informação possível, assim como a eficiência em comunicação e velocidade de ação que apenas os sistemas de gestão integrada podem conferir ao seu negócio.
O software de ERP da Brascomm 2.0 traz precisão aos dados, algo de extrema relevância no momento de verificar a validez de suas estratégias, assim como na identificação de problemas, os famosos “gargalos” que tanto atrapalham os processos, sejam eles industriais ou não. Além disso, o ERP da Brascomm 2.0 ainda atua na padronização desses processos, garantindo que a análise de resultados não seja comprometida, pois todas as ações envolvem as diretrizes definidas pela equipe estratégica na primeira fase do ciclo.
Agora que você já conhece essa ferramenta tão útil, que tal testar a utilização do ciclo PDCA em sua empresa, e ainda conhecer as vantagens do ERP da Brascomm 2.0 ?
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