Aumente sua produtividade com a gestão de tempo!

gestão de tempo

Aumente sua produtividade com a gestão de tempo!

Produtividade é a bola da vez, você já reparou o quanto a hora passa e nós estamos sempre sem tempo, atrasados, desesperado pelo fato do dia não render tanto quanto esperamos? A promessa de uma nova semana diferente da anterior é sempre a mesma, mas e se dissermos que é possível fazer seu tempo render mais e melhor se você aprender como gerenciá-lo? O tema de hoje é a gestão de tempo e para isso separamos algumas dicas infalíveis para você começar bem seu dia ou semana, mas lembre-se, que tudo depende de você!

Gestão de tempo

Mas enfim, o que é a gestão do tempo? Gerenciar seu tempo é o ato de executar um controle consciente e planejado do quanto tempo é gasto em determinadas atividades buscando ampliar a eficiência, efetividade e também a produtividade. Utilizando a gestão de tempo é possível maximizar o conjunto de atividades demandadas em um determinado período de tempo.

Esta pode ser aplicada a tarefas rotineiras, durante o desenvolvimento de projetos e qualquer ação que exija uma data limite. Engana-se que este tipo de ferramentas serve apenas e somente para atividade do trabalho, sendo possível aplicar a mesma nas suas rotinas pessoais como em tarefas domésticas por exemplo.

Na gestão de tempo existem métodos, processos e ferramentas para auxiliá-lo a determinar o tempo de realização de cada etapa. Aqui veremos algumas técnicas para que você possa aplicar ao seu dia a dia.

  • Liderança estratégica:

    Delegar tarefas é a forma ideal de tirar o peso de suas costas e fazer seu dia mais produtivo. Você tem uma equipe espetacular que pode se tornar seu braço direito em muitas atividades. Mas para isso é necessário gerenciar e não simplesmente passar a atividade e dizer: “Toma que o filho é seu!”.

    >A liderança estratégica tem foco no futuro, considerando longo prazo. A partir de um calendário, o gestor determina resultados de curto ou longo prazo, inserindo sua visão do que pode ser feito para que as atividades ocorram com eficácia. Sendo esta uma forma de administrar sua rotina e estar seguro que as pessoas designadas para determinadas tarefas tem tudo esclarecido para que os objetivos propostos sejam alcançados.Tire o máximo do operacional e inicie por aqui a sua gestão de tempo.

  • Mensure o tempo perdido:

    Quanto tempo você gasta em determinadas atividades? O que seria possível melhorar? Calcule o tempo pobre, este é o tempo em que você utiliza para atividades que consomem muito de sua energia, como reuniões externas por exemplo.É importante lembrar que gerir o tempo não é algo que do dia para a noite você estará fazendo com sucesso, já que esta é uma metodologia nova que estará adotando a sua rotina. Mas não se preocupe em torno da quarta ou quinta semana você já estará adaptado.

    Um exemplo de mensurar seu tempo é através da matriz GUT (Gravidade / Urgência e Tendência) pode ser uma ferramenta eficaz para auxiliá-lo a traçar planos de ação a partir de problemas que devem ser priorizados.

    Dentre a classificação pode ser possível separar da seguinte forma, atribuindo notas de 5 para o mais intenso à 1 para o menos intenso.

    E a partir de então multiplicando as notas você poderá classificar as atividades mais urgentes.

    NOTA

    GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA

    5

    Extremamente grave Ação imediata – urgente

    Piora rapidamente

    4

    Muito grave Mais rápido possível

    Piora em curto prazo

    3

    Grave Pouco urgente

    Irá piorar

    2

    Pouco grave Pode esperar

    Piora a longo prazo

    1 Não é grave Não é urgente

    Não mudará

    Exemplo:

    Problema: Fazer reunião de pautas | Gravidade: 5 | Urgência: 5 | Tendência: 3 | Resultado: G x U x T = 45

    Outros métodos de análise podem ser o 5W2H:

    What: O que será feito? | Why: Porque será feito? | Where: Onde será feito?
    When: Quando será feito? | Who: Quem fará?

    How: Como será feito? | How much: Quanto irá custar?

    Você também pode optar por uso de aplicativos como Evernote ou o Runrun it por exemplo.

  • Listas de tarefas estratégicas: 

    Não pense apenas no dia de hoje, busque programar tudo o que será feito durante a semana ou no período de 3 dias.Pense que definindo essas estratégias, além de fazer a gestão do tempo, planejando sua semana, será possível determinar o que será feito ao longo do dia, e ter o controle das urgências e saber lidar com elas, permitindo que você não se torne escravo de seu próprio negócio.Como informamos anteriormente é possível traçar um mapeamento onde você pode identificar as tarefas que competem mais urgência ou nenhuma.
    Dentro de sua lista estratégica busque definir:Quais atividades demandam mais tempo para ser realizadas e consequentemente concluídas?Quais as suas dificuldades perante o processo de produção?

     

    Quais os hábitos que prejudicam minha produtividade?
    Ex: Acessar e-mail constantemente, ficar conectado em redes sociais ou whatsapp, acesso constante a site de notícias, etc.

    E por fim se questionar – O que tem feito para otimizar seu desempenho?

Esperamos que tenha gostado destas dicas e que compartilhe com seus amigos para que eles também possam ter um dia mais produtivo quanto o seu.
Dúvidas e sugestões, deixe nos comentários abaixo.

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