Embora a última crise na economia brasileira insista em permanecer, e em sufocar as novas e até mesmo as consolidadas empresas que formam a nossa classe varejista, o mercado clama por empreendedores que mudem a sua postura de lojas e estabelecimentos passivos que apenas esperam que os clientes apareçam, para um varejo mais agressivo e ativo. Uma certeza existe, empreendedores não desejam que suas lojas fiquem estagnadas em um ponto de conforto, é sempre válido buscar o crescimento, e com ele vem o aperfeiçoamento, que significará maior satisfação de seus clientes.
Para esses que desejam se desenvolver, a análise de desempenho se torna uma prática rotineira, e de extrema eficácia, prevendo muitas vezes situações que poderiam prejudicar a empresa se viessem de forma inesperada. A análise dos seus relatórios pode abrir os olhos a problemas antes mascarados por algumas práticas ou processos, e a partir de então será possível reavê-las e reprogramar suas rotinas de trabalho. Se você é um desses empresários que prefere estar sempre preparado, ou quer se tornar mais atencioso aos resultados que a sua empresa tem produzido, leia com atenção às seguintes dicas!
1- Ter um planejamento estratégico em mãos!
Uma análise de desempenho não é nada diferente de uma comparação de resultados, a partir do acúmulo de dados, você poderá perceber o que mudou a partir da implementação de novas práticas, mas, os impactos dessas mudanças são subjetivos, e só fazem sentido caso exista um planejamento bem estruturado antes de qualquer coisa.
Um exemplo que auxilia na compreensão dessa subjetividade pode vir de uma loja de sapatos, digamos que foi constatado um aumento no número de clientes, a princípio têm-se isso como um resultado positivo, mas, no planejamento estratégico prévio, está definido como meta fidelizar 80% dos clientes, e seus números demonstram que menos de 20% dos seus consumidores voltou a comprar nessa loja. A subjetividade das metas define a eficácia de suas ações, neste caso, a empresa não conseguiu cumprir sua meta, e percebeu isso a partir de uma análise de desempenho ao lado do seu planejamento inicial.
2- Contar com um bom sistema de gestão!
Como foi mencionado no primeiro tópico, a análise de desempenho é uma comparação de dados, portanto, se faz necessária uma ferramenta que coleta, processa e envia esses dados para quem precisa deles. Ainda não existe no mercado um software que seja tão eficiente nessa tarefa quanto os sistemas ERP! A partir de um banco de dados comum a todos os departamentos de uma empresa, o sistema de gestão atrelado aos conceitos de Business Intelligence, poderá relacionar diversas variáveis e desenvolver os indicadores de desempenho (tema da próxima dica!).
Mas, além de facilitar a análise de desempenho, os sistemas ERP contribuem para a otimização de rotinas e de recursos, tornando toda a comunicação interna muito mais fluida e todas as rotinas muito menos cansativas para seus funcionário, e até mesmo para você gerente, supervisor ou diretor de um negócio!
3- Ficando de olho no desempenho dos indicadores!!!
Os indicadores são a forma mais clara de comunicação entre o sistema ERP e o usuário, no caso, aquele que comanda e gerencia um negócio e faz uso dessa ferramenta para direcionar suas ações. Portanto, compreender a linguagem de cada indicador é de extrema importância para que o investimento feito em um software de gestão acabe em retorno por meio do aumento do lucro e eficiência dos seus processos. Alguns dos indicadores mais importantes são os seguintes:
Indicador de satisfação dos clientes: cruzamento dos dados de perfil do cliente, personalização das ações de marketing e LifeTime Value (LTV);
Indicador de receita gerada: cruzamento dos dados de vendas, perfis de clientes e histórico de compras;
Indicador de riscos: cruzamento de dados de fraudes, inadimplência, vazamento de informações e segurança.
Para saber mais sobre os indicadores e sua importância confira este artigo!
4- Controle o fluxo de caixa!
O fluxo de caixa é um dos pontos mais importantes da sua cadeia! Aqui acontecem transações a todo momento, é onde de fato o seu trabalho, em forma de serviço ou produto, é revertido em lucro! Então, para manter tudo sob controle, utilize o sistema ERP para acompanhar seus dados bem de perto!
Saiba mais sobre fluxo de caixa aqui!
5- Seja eficaz no atendimento ao cliente!
Os clientes são ao mesmo tempo o termômetro para descobrir como está o seu desempenho, e a causa final de todo o seu trabalho! Dar atenção ao que eles dizem é fundamental no processo de análise de resultados, pois, se os seus números demonstram sucesso, mas os clientes demonstram insatisfação, pode ter certeza que a sua empresa não está fazendo as coisas da melhor maneira possível.
6- Organize seus dados!
Não é porque seus dados não estão mais em pilhas de papéis que eles estarão sempre organizados! É preciso manter um padrão nos layouts, denominações e categorias nos seus arquivos digitais, toda essa atenção facilitará muito a procura dessas informações em momentos de necessidade!
7- Faça a avaliação de resultados!
O processo de avaliação das métricas é extremamente importante no uso de qualquer tipo de sistema, por isso, além de avaliar os dados do seu ERP, toda essa análise pode e deve ser repetida para seus softwares de CRM ou demais setores! Sob a seguinte premissa, conforme citado em nosso artigo Como avaliar métricas do seu sistema de CRM?
É importante estabelecer prazos para a realização das metas, e, ao fim dos períodos propostos, avaliar os resultados obtidos de maneira profunda. Começando pelas metas atingidas ou não. Se atingidas, é importante verificar se os processos definidos foram seguidos, e se os dados registrados correspondem ao que era esperado. Quanto àquelas que não foram atingidas, Verifique se os processos foram seguidos e qual deles apresentou ineficácia para a construção dos resultados, traga as conclusões novamente para reuniões em equipe e busque por alternativas, mantendo assim um ciclo que se repetirá até alcançar uma mecânica totalmente eficiente em sua empresa. Como gestor, você tem a responsabilidade de fomentar as discussões e de sinalizar as possibilidades, mas não de encontrar todas as respostas, não se esqueça que você mesmo montou uma equipe de confiança que deve estar disposta a te ajudar em todos os âmbitos.
