5 vantagens do módulo de Gestão de Compras

5 vantagens do módulo de Gestão de Compras

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Por muito tempo, o setor de compras foi tido apenas como uma parte mecânica dentro de uma empresa. Dando a ele pouca atenção e gerindo-o apenas com base num mecanismo de reação, onde as aquisições são feitas com base na resposta do mercado. Hoje em dia não se pode mais negligenciar esse setor, percebendo que ele é responsável pela maioria dos custos dentro da cadeia produtiva, é esperado que sua capacidade apenas de reação seja substituída de forma proativa e estratégica.

 

Buscando corrigir essa visão deturpada quanto a usabilidade desse setor, é preciso que os empresários o encarem como uma oportunidade de potencializar seus lucros e resultados. Isso só pode ser feito através de uma gestão cuidadosa e atenciosa dos processos demandados por essa área. Conhecendo todos os custos envolvidos, será mais fácil identificar aqueles que podem ser reduzidos ou extinguidos. No auxilio dessa tarefa, podem ser utilizados os sistemas de gestão integrada, mais especificamente os módulos referentes a Compras e Suprimentos. Essa tecnologia facilitará a organização de dados, e dinamizará os processos de compra, mantendo seu estoque com aquilo que ele realmente precisa, eliminando produtos desnecessários e os prejuízos que eles trariam. Cinco vantagens decorrentes do uso dessa ferramenta estão descritas abaixo.

 

1. Praticidade durante o processo

 
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A utilização de uma ferramenta de gestão de compras, torna todo o processo mais simples e mais rápido. Com a facilidade da integração de dados, é possível identificar quais itens precisam ser repostos de maneira quase que imediata, e, se assim for desejado pela empresa, emitir pedidos automáticos para a compra desses. A automatização reduz os prejuízos obtidos com falhas humanas e pela demora no processo de identificação das baixas em estoque.

 

2. Redução de custos

 

Muitos fornecedores já oferecem descontos para aqueles que fazem seus pedidos por meio de sistemas automáticos. Justificando esse desconto na lei da oferta e da procura, com a grande quantidade de suprimentos disponíveis em grandes distribuidoras o preço acaba sendo puxado para baixo, e seus lucros impulsionados pelo uso de uma estratégia simples e eficaz.

 

3. Facilidade na emissão de relatórios

 
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Manter a papelada em dias é uma tarefa árdua. É mais fácil organizar as notas fiscais e recibos que sua empresa emite do que aqueles que ela recebe. Todas essas notas fiscais podem se perder durante o processo, sejam elas físicas em meio a tantos papéis ou virtuais em sua caixa de entrada de e-mails. Por isso um sistema de gestão, facilitará a organização desses documentos, mantendo-os disponíveis para auditorias e análises fiscais.
OBS: lembre-se que esses dados são exigidos no Bloco K do SPED fiscal.

 

4. Controle eficiente

 

Sem um sistema de gerenciamento é quase impossível manter um registro organizado de todas ações tomadas na empresa. No setor de compras esse registro é indispensável! Sem o acompanhamento das médias, não será possível pensar em estratégias para diminuir os custos de produção e maximizar os lucros. Fora isso, não será fácil manter o controle sobre as implicações que um alto custo de materiais oferece, sua margem de lucro pode eventualmente despencar, e em consequência a rentabilidade do seu negócio.

 

5.Integração com outros setores

 
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Se o sistema em uso for mais amplo do que apenas um gerenciador de compras, será possível automatizar toda a cadeia produtiva. Assim o módulo responsável pelos suprimentos será notificado sobre o item em nível mínimo de estoque e então: contatará o fornecedor, efetuará a compra, receberá os respectivos documentos e atualizará o estoque. É evidente o tempo ganho através da transferência dessas tarefas para um ambiente automático. Esse ganho de tempo significa menos custos e uma dinâmica de trabalho mais eficiente para sua rotina.

 

O setor de compras já foi negligenciado por tempo suficiente, então, se você deseja expandir seus lucros, está na hora de dar mais atenção a essa etapa de sua cadeia produtiva. Não deixe de focar nas estratégias de venda, marketing e captação de clientes, mas para balancear os custos investidos nessas estratégias, a melhor opção é reduzir os gastos desnecessários, e muitos deles estão escondidos no setor de suprimentos e compras. Encare a aplicação de um sistema de gestão de compras como algo que trará benefícios incríveis para a saúde financeira da sua empresa assim como para a sua produtividade.

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