O encargo de comandar uma empresa diz respeito a modelar as práticas dentro de seu ambiente de trabalho, a fim de minimizar ou mesmo eliminar os impactos negativos de uma determinada situação de mercado em seus lucros. O setor terciário é aquele que geralmente está exposto aos maiores riscos, pois está inserido em um mercado altamente volátil e diretamente influenciado por questões de cunho econômico, social e até político. Com o aumento do poder aquisitivo, as pessoas começaram a comprar ainda mais e o advento do pagamento à prazo é também um grande responsável por isso, e as empresas em tese já estão adaptadas a essa condição, mesmo assim precisam recorrer a algumas ferramentas e a um conjunto de boas práticas, para não permitir que esse modelo de negociação prejudique seus lucros. A ferramenta em questão é um sistema de gestão integrado ou sistema ERP, no qual um dos módulos mais úteis e procurados é o de gerenciamento das contas a receber, fato justificado pela “bagunça” criada através da concessão de crédito e seu risco iminente. Entretanto, mesmo com todas as dores de cabeça que as vendas à prazo podem trazer, estas ainda compõem a maior parte das transações realizadas no varejo, e cabe aos gestores lidar com suas implicações da melhor maneira possível, nesse contexto define-se como “problema” o controle financeiro de quantias que ainda nem chegaram ao poder da empresa, todavia já são tidas como direito da mesma. Qual é a melhor forma de garantir que esses valores sejam recebidos? E como utilizar esse modelo para atrair mais clientes? São tópicos que veremos a seguir.
Dicas de gestão com o contas a receber
1- Procure valorizar o pagamento adiantado
O pagamento à prazo é ótimo para o cliente, e quando ocorre dentro dos conformes também é vantajoso para o vendedor, essas afirmações devem ser levadas em conta ao montar uma estratégia de atração dos clientes, pois, embora seja uma boa pedida para expandir o seu público, as vendas a crédito ainda são mais arriscadas do que um pagamento imediato.
Se os seus clientes enxergam vantagens em pagar parcelado, você precisa oferecer a eles vantagens ao efetuar o pagamento à vista por exemplo, assim a escolha fica nas mãos do cliente e da vantagem que lhe é mais relevante. Mesmo quando as compras são parceladas, há como evitar a inadimplência e os atrasos beneficiando aqueles que cumprirem suas obrigações o quanto antes. Essa recompensa pode ser proporcional aos dias de adiantamento no pagamento e geralmente são concedidas no formato de desconto ou de brindes.
2. Mantenha as contas organizadas
Não adianta preparar uma ótima equipe de vendas e após seu sucesso sentar e esperar que o dinheiro entre em sua conta! Mesmo que esse pareça ser o curso natural das coisas, é preciso estar atento às variáveis que o mercado possui, questão essa ainda mais relevante e preocupante para as empresas que lidam com outras empresas (Ex: comércio B2B).
Seu staff financeiro deve estar revisando constantemente os boletos, recibos, contratos e notas fiscais emitidos, para garantir que as quantias ali acertadas foram devidamente recebidas. É a partir dessa análise que as faltas serão identificadas, item importante não apenas para prosseguir com as cobranças (próximo tópico) mas também para efetuar o planejamento de gastos futuros da sua instituição.
3. Não tenha medo de cobrar
Como vendedor você tem o direito de realizar cobranças aos clientes devedores, respeitando sempre os limites éticos, e procurando amenizar a situação para impedir que crie-se um mal-estar e aversão deste ao seu empreendimento. Entretanto seja proativo nesses momentos, afinal se as cobranças atrasam é esperado que o pagamento também atrase, para facilitar esse momento delicado dê às cobranças um caráter mais sutil, e elas funcionarão como verdadeiros lembretes do compromisso assumido e as condições para sua quitação, preste atenção às datas e deixe esse item bem evidente nas notificações enviadas. Além disso, procure manter mais de uma forma de contato com seus clientes, assim eles poderão ser achados mais facilmente em casos extremos.
4. Defina bem as quantias que podem ser usadas
Como foi citado no item 3, a organização das contas a receber é essencial no processo de planejar os gastos futuros da instituição, e nesse momento, uma análise simples representa a linha tênue entre o sucesso e a falência do seu empreendimento. Esta análise engloba a definição das quantias que poderão ser incluídas nesse planejamento, e estas devem ser apenas aquelas já recebidas pela empresa. Fazer planos com o dinheiro que ainda não entrou em sua conta é muito arriscado, e está fadado a dar errado. O risco não está apenas no “calote”, mas também na compensação bancária e no tempo de atraso para recebimento desses valores, caso isso aconteça você acaba faltando com seus compromissos, e na ânsia de pagá-los recorre a empréstimos e se vê em meio a uma situação financeira completamente embaralhada.
5. Automatize a gestão financeira
No início do texto foi dito que a boa gestão das contas a receber requer ferramentas eficientes e um conjunto de boas práticas, as boas práticas já foram descritas acima, e a última dica é de extrema importância, pois vai potencializar o efeito dessas ações. A ferramenta eficiente é justamente um Sistema ERP com módulo de gestão de contas a receber! A partir da convergência dos dados em seu background, esse software de gestão poderá exibir ao gestor um panorama amplo sobre a situação do seu negócio, as quantias que podem ser utilizadas, os clientes que estão em débito, e aqueles que devem ser beneficiados pela boa prática de pagamento. Um sistema informatizado pode ainda enviar as cobranças de forma automática através do cadastro de clientes e seus respectivos e-mails, e números de celular para recebimento de SMS’s.
Agora que você já sabe o que fazer, basta colocar a mão na massa, comece investindo em um bom software de gestão como o Brascomm, depois perca o medo de cobrar dos seus clientes e também valorize aqueles que tem cumprido com suas obrigações, assim com certeza será mais fácil controlar os valores que sua empresa tem a receber.
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